Cara memverifikasi keaslian dokumen: segel PAdES, stempel waktu, dan hash

Bayangkan bagian keuangan menerima salinan perjanjian vendor dari email, lalu auditor bertanya, "Apakah ini versi yang benar-benar ditandatangani?" Tanpa cara memeriksa, jawabannya hanya "kami percaya". Dengan bukti kriptografis, jawabannya bisa dibuktikan.

Empat lapisan bukti di ttdHUB

Setiap PDF akhir di ttdHUB dilengkapi beberapa bukti yang saling melengkapi:

• Sertifikat Audit: halaman tambahan berisi penanda tangan, email, alamat IP, dan waktu tiap kejadian.
• Hash SHA-256: sidik jari digital dari isi dokumen. Berubah satu karakter saja, hash-nya berubah total.
• Stempel waktu RFC 3161: bukti dari otoritas stempel waktu (TSA) bahwa isi dokumen sudah ada pada waktu tertentu.
• Segel PAdES: PDF disegel secara kriptografis. Jika ada byte yang diubah setelah disegel, verifikasi gagal.

Perlu diketahui: sertifikat segel ttdHUB bersifat self-signed, bukan sertifikat PSrE. Pembaca PDF seperti Adobe Reader dapat menandai identitas penandatangan sebagai belum tepercaya. Segel tetap berguna untuk mendeteksi perubahan, tetapi ttdHUB bukan layanan tanda tangan tersertifikasi.

Langkah memverifikasi dokumen

1. Buka halaman Verifikasi. Anda tidak perlu masuk akun.
2. Pilih salah satu cara: unggah PDF akhir, atau masukkan ID dokumen dan hash.
3. Sistem mencocokkan SHA-256 file Anda dengan catatan yang tersimpan.
4. Baca hasilnya: status keaslian, keberadaan segel digital, stempel waktu, dan daftar penanda tangan. Email penanda tangan ditampilkan sebagian (di-mask) demi privasi.
5. Jika hasilnya tidak cocok, jangan langsung menyimpulkan pemalsuan. Pastikan Anda mengunggah PDF akhir yang diunduh dari ttdHUB, bukan hasil cetak ulang atau kompresi ulang.

Verifikasi dari sisi pengirim

Pengirim dapat membuka halaman Audit dokumen untuk melihat bagian Keaslian (hash dan segel digital) serta Riwayat aktivitas. Bagian ini berguna saat menyiapkan arsip untuk audit internal.

Praktik terbaik

• Bagikan PDF akhir, bukan tangkapan layar. Hanya file asli yang dapat dicocokkan hash-nya.
• Simpan hash di sistem arsip Anda bersama nomor referensi dokumen internal.
• Jangan mengedit PDF akhir, termasuk menambah anotasi, karena akan mengubah hash dan merusak segel.
• Jadikan verifikasi bagian dari proses penerimaan dokumen dari pihak luar, misalnya vendor atau mitra.
• Pahami batasannya. Verifikasi membuktikan bahwa file tidak berubah dan kapan ia ada, bukan menggantikan penilaian hukum atas isi perjanjian.

Contoh situasi nyata

Saat audit tahunan, auditor meminta bukti bahwa perjanjian vendor tidak diubah setelah ditandatangani. Staf keuangan cukup menyerahkan PDF akhir, lalu auditor membukanya di halaman Verifikasi dan memeriksa hasilnya sendiri. Begitu pula saat mitra mengirim salinan dokumen yang mengaku berasal dari ttdHUB: unggah file tersebut, dan sistem akan menunjukkan apakah hash-nya cocok dengan catatan.

Jadikan langkah ini kebiasaan tim, bukan upaya sesekali: tuliskan prosedur singkat di panduan internal, tunjuk penanggung jawab yang jelas, dan tinjau hasilnya bersama setiap kuartal agar perbaikan berkelanjutan dan mudah dipertanggungjawabkan kepada manajemen maupun auditor.

Penutup

Verifikasi yang mudah membuat dokumen digital lebih mudah dipercaya, baik oleh rekan internal, auditor, maupun mitra. Coba dengan dokumen percobaan: daftar ke ttdHUB, tandatangani satu PDF, lalu periksa di halaman Verifikasi.