Memulai ttdHUB untuk kantor: dari daftar hingga dokumen pertama bertanda tangan

Surat persetujuan cuti, berita acara serah terima, atau kontrak vendor sering tertahan hanya karena menunggu tanda tangan basah. Dokumen dicetak, diantar, difoto, lalu hilang di tumpukan email. ttdHUB dirancang agar alur itu berpindah ke satu tempat yang rapi dan tercatat.

Panduan ini membawa Anda dari nol sampai dokumen pertama terkirim.

Langkah 1: Daftar dan masuk

1. Buka halaman pendaftaran lalu isi data akun dengan email kantor.
2. Masuk ke aplikasi. Anda akan melihat daftar dokumen beserta tombol Unggah dokumen.

Tip: gunakan email kantor, bukan email pribadi, supaya riwayat dokumen tetap terkait organisasi ketika terjadi pergantian orang.

Langkah 2: Siapkan organisasi

Buka Pengaturan organisasi untuk memeriksa masa simpan dokumen dan, bila perlu, mengunggah stempel perusahaan. Lalu buka menu Tim dan undang rekan kerja lewat email. Pembahasan peran ada di artikel terpisah, jadi untuk awal cukup pastikan Anda sebagai pembuat organisasi sudah menjadi Pemilik.

Langkah 3: Unggah dokumen pertama

1. Klik Unggah dokumen lalu pilih berkas PDF dari komputer Anda.
2. Tunggu hingga dokumen terbuka di editor.
3. Beri nama dokumen yang jelas, misalnya Perjanjian Kerja Sama - PT Contoh - Oktober. Nama yang konsisten mempermudah pencarian di kemudian hari.

Anda juga dapat mengelompokkan dokumen ke dalam folder, misalnya satu folder untuk HR dan satu untuk pengadaan.

Langkah 4: Tentukan penerima dan letakkan field

Di editor, tambahkan penerima pada kartu penanda tangan. Setiap penerima memiliki jenis peran:

• Penanda tangan: membubuhkan tanda tangan di dokumen.
• Penyetuju: menyetujui isi dokumen.
• Peninjau (tembusan): hanya menerima salinan dan tidak perlu menandatangani.

Seret field yang dibutuhkan, seperti tanda tangan, paraf, tanggal, atau teks, ke posisi yang tepat di halaman. Setiap penerima hanya mengisi field miliknya.

Jika urutan penting, misalnya manajer menyetujui dulu baru direktur menandatangani, atur penerima secara bertahap memakai Tahap.

Langkah 5: Kirim untuk tanda tangan

1. Klik Kirim untuk tanda tangan.
2. Periksa daftar penerima, tulis pesan singkat bila diperlukan, lalu kirim.
3. Penerima mendapat tautan lewat email dan dapat menandatangani dari peramban.

Setelah terkirim, pantau status dokumen di daftar dokumen. Bila ada penerima yang salah alamat, Anda dapat mencabut undangannya dan mengirim ulang kepada orang yang tepat.

Setelah semua menandatangani

Dokumen final dapat diunduh bersama jejak audit yang mencatat siapa melakukan apa dan kapan. Siapa pun yang menerima salinan dapat memeriksa keasliannya lewat halaman Verifikasi.

Praktik terbaik untuk kantor

• Mulai dari satu jenis dokumen. Misalnya surat persetujuan internal, lalu perluas ke kontrak setelah tim terbiasa.
• Pakai nama dokumen yang seragam agar mudah ditelusuri saat audit.
• Cek kembali penerima sebelum mengirim. Salah satu huruf pada alamat email sudah cukup membuat dokumen tidak sampai.
• Amankan akun admin dengan 2FA sejak hari pertama.

Catatan soal keabsahan

Menurut UU ITE dan PP 71/2019, tanda tangan elektronik dapat sah sebagai alat bukti. Perlu diingat bahwa tanda tangan di ttdHUB bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk dokumen yang oleh peraturan harus memakai sertifikat tertentu atau bea meterai, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda. Artikel ini bukan nasihat hukum.

Penutup

Satu sore sudah cukup untuk mendaftar, menyiapkan organisasi, dan mengirim dokumen pertama. Setelah itu, setiap dokumen berikutnya terasa jauh lebih ringan. Siap mencoba? Buat akun Anda dan kirim dokumen pertama hari ini.