Mengundang karyawan ke Tim ttdHUB: memilih peran dan menata folder per divisi

Begitu kantor mulai memakai tanda tangan elektronik, pertanyaan berikutnya hampir selalu sama: siapa boleh melihat dan mengirim dokumen apa? Memberi semua orang akses penuh terasa praktis, tetapi berisiko. Menu Tim di ttdHUB membantu Anda membagi akses secara proporsional.

Memahami empat peran

• Pemilik: mengelola seluruh tim, termasuk Pemilik lain. Organisasi selalu harus memiliki setidaknya satu Pemilik.
• Admin: melihat semua dokumen tim dan membantu mengelola anggota.
• Anggota: membuat dan mengirim dokumennya sendiri, serta melihat dokumen yang ada di folder bersama.
• Peninjau: hanya dapat melihat. Cocok untuk auditor internal, atasan yang sekadar memantau, atau staf kepatuhan.

Tip: beri peran paling rendah yang masih cukup untuk pekerjaan seseorang. Peran bisa dinaikkan kapan saja, tetapi data yang terlanjur terbuka tidak bisa ditarik kembali.

Cara mengundang karyawan

1. Buka menu Tim.
2. Di kartu Undang anggota, isi alamat email karyawan.
3. Pilih Peran: Anggota, Peninjau, atau Admin. Peran Pemilik hanya bisa diberikan oleh Pemilik.
4. Klik Kirim undangan.

Undangan dikirim lewat email dan berlaku 7 hari. Selama belum diterima, undangan muncul di daftar undangan tertunda dan dapat dicabut bila salah kirim.

Mengubah peran dan mengeluarkan anggota

Di daftar Anggota, peran setiap orang dapat diubah. Saat karyawan keluar dari perusahaan, Anda bisa mengeluarkannya dari tim. Akses orang itu langsung dicabut, sedangkan dokumen, template, dan foldernya tetap berada di tim dan dialihkan kepada Anda. Dengan begitu tidak ada arsip yang ikut hilang bersama kepergian seseorang.

Menata folder bersama per divisi

Folder membantu mengelompokkan dokumen. Di daftar dokumen, klik Folder baru lalu pilih visibilitasnya:

• Bersama: dapat dilihat seluruh tim.
• Privat: hanya terlihat oleh pembuatnya.

Susunan yang umum dipakai kantor:

1. Satu folder per fungsi, misalnya HR, Keuangan, Pengadaan, dan Legal.
2. Folder Template & Kebijakan bersifat bersama untuk dokumen yang perlu dibaca semua orang.
3. Folder privat untuk draf sensitif, misalnya surat peringatan, sebelum siap dikirim.

Dokumen dapat dipindahkan ke folder lain lewat tombol Pindah ke folder, termasuk untuk banyak dokumen sekaligus.

Praktik terbaik

• Tetapkan dua Pemilik supaya organisasi tidak bergantung pada satu orang.
• Tinjau daftar anggota berkala, misalnya tiap kuartal, dan keluarkan akun yang tidak lagi aktif.
• Pakai folder bersama hanya untuk dokumen yang memang boleh dilihat semua anggota. Data gaji atau kasus disipliner lebih aman di folder privat atau diurus oleh Pemilik dan Admin.
• Aktifkan 2FA untuk Pemilik dan Admin.
• Dokumentasikan aturan akses dalam satu halaman singkat, misalnya siapa yang boleh membuat folder bersama dan siapa yang boleh mengundang anggota baru, agar tidak bergantung pada ingatan satu orang.
• Uji dengan satu dokumen contoh sebelum mengundang seluruh divisi, supaya Anda yakin siapa melihat apa.

Penutup

Pembagian peran yang jelas membuat kantor lebih tenang: karyawan bergerak cepat pada dokumennya sendiri, sementara pimpinan tetap punya pandangan menyeluruh. Mulailah dengan mengundang satu divisi, ukur kenyamanannya, lalu perluas. Belum punya akun? Daftar di sini.