Mengamankan akun admin ttdHUB: 2FA, kode pemulihan, dan sesi aktif

Akun admin adalah pintu masuk ke kontrak, dokumen HR, dan arsip keuangan kantor. Kata sandi yang bocor dari layanan lain sudah cukup bagi pihak tak bertanggung jawab untuk mencoba masuk. Autentikasi dua faktor (2FA) menambah lapisan kedua sehingga kata sandi saja tidak lagi cukup.

Semua pengaturannya ada di menu Keamanan akun.

Mengaktifkan 2FA dengan aplikasi autentikator

Siapkan ponsel dengan aplikasi autentikator (aplikasi yang menghasilkan kode 6 digit). Lalu:

1. Buka Keamanan akun dan cari bagian Autentikasi dua faktor (2FA).
2. Mulai penyiapan, lalu pindai kode QR dengan aplikasi autentikator. Jika kamera tidak bisa dipakai, salin kunci manual yang tersedia.
3. Ketik kode 6 digit yang sedang tampil di aplikasi. Kode berganti setiap 30 detik.
4. Klik Verifikasi & aktifkan.

Mulai saat itu, setiap proses masuk meminta kode dari aplikasi tersebut.

Simpan kode pemulihan sekarang

Setelah 2FA aktif, ttdHUB menampilkan sejumlah kode pemulihan. Kode ini hanya muncul sekali dan masing-masing hanya berlaku satu kali. Gunakan salah satunya untuk masuk jika ponsel hilang atau aplikasi autentikator terhapus.

1. Klik Salin atau Unduh .txt.
2. Simpan di tempat aman, misalnya pengelola kata sandi perusahaan atau brankas fisik. Jangan simpan di email atau chat grup.
3. Klik Sudah saya simpan.

Bila kode hampir habis atau Anda curiga ada yang melihatnya, gunakan Buat ulang kode pemulihan agar set lama tidak berlaku lagi.

Tip: simpan kode pemulihan terpisah dari ponsel Anda. Jika keduanya hilang bersamaan, pemulihan akan jauh lebih sulit.

Mengelola sesi aktif

Di bagian Sesi aktif terdapat daftar perangkat yang sedang masuk ke akun Anda, lengkap dengan alamat IP dan waktu terakhir aktif.

• Lihat apakah ada perangkat atau lokasi yang tidak Anda kenali.
• Cabut sesi yang mencurigakan atau yang sudah tidak dipakai, misalnya komputer pinjaman.
• Gunakan Keluar dari semua perangkat bila Anda curiga akun disusupi atau setelah mengganti kata sandi.

Kebiasaan keamanan yang disarankan

• Wajibkan semua Pemilik dan Admin memakai 2FA lewat kebijakan internal, bukan hanya satu orang.
• Gunakan kata sandi unik yang tidak dipakai di layanan lain.
• Periksa sesi aktif tiap bulan, terutama setelah perjalanan dinas atau pemakaian komputer bersama.
• Segera ubah akses saat Admin berhenti bekerja: keluarkan dari Tim dan pastikan sesinya tidak lagi aktif.
• Hati-hati dengan email palsu. Jangan pernah membagikan kode 2FA atau kode pemulihan lewat email atau chat.

Kaitannya dengan kepatuhan

UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) menuntut pengendali data menjaga keamanan data yang dikelolanya. Mengaktifkan 2FA dan meninjau akses secara rutin adalah langkah nyata yang mudah didokumentasikan. Artikel ini bukan nasihat hukum, jadi sesuaikan dengan kebijakan keamanan informasi perusahaan Anda.

Penutup

Pengaturan ini memakan waktu sekitar sepuluh menit dan melindungi dokumen kantor dalam jangka panjang. Buka Keamanan akun hari ini, aktifkan 2FA, dan simpan kode pemulihan di tempat yang aman. Untuk pembahasan lain tentang pengelolaan dokumen, kunjungi Berita ttdHUB.