Verifikasi identitas penanda tangan dengan foto KTP

Untuk perjanjian bernilai besar atau dokumen yang mengikat pihak luar, Anda mungkin ingin melihat identitas penanda tangan sebelum ia boleh menandatangani. ttdHUB menyediakannya sebagai verifikasi ID/KYC: penanda tangan mengunggah foto identitas, lalu pengirim meninjaunya.

Mengaktifkan verifikasi identitas

1. Di editor, buka bagian Tambah penerima.
2. Buka Keamanan penerima (opsional) dan centang Wajib verifikasi ID/KYC.
3. Klik Tambah penerima, lalu kirim dokumen seperti biasa dengan Kirim untuk tanda tangan.

Pengaturan ini per penerima, jadi Anda bisa meminta KTP hanya dari pihak luar dan tidak dari karyawan sendiri.

Yang dialami penanda tangan

Setelah menyetujui persetujuan e-sign (dan memasukkan kode akses atau OTP bila diwajibkan), penanda tangan melihat jendela Verifikasi identitas (KYC):

• Instruksinya: unggah foto identitas (KTP/SIM/paspor).
• File berformat JPG atau PNG, maksimal 10 MB.
• Setelah memilih file, klik Unggah & verifikasi.

Ia belum dapat menandatangani sampai identitasnya berstatus terverifikasi. Aturan ini ditegakkan juga oleh server, bukan hanya oleh tampilan.

Tinjauan manual oleh pengirim

Di lingkungan produksi, pengaturan bawaan ttdHUB adalah tinjauan manual oleh pengirim: foto yang diunggah berstatus menunggu, dan penanda tangan melihat pemberitahuan bahwa identitasnya sedang ditinjau pengirim dan ia dapat melanjutkan setelah disetujui. Administrator server dapat mengubah perilaku ini lewat pengaturan server. Di lingkungan pengembangan dan uji coba, unggahan langsung dianggap terverifikasi, sehingga alurnya terasa berbeda dari produksi.

Cara meninjau:

1. Di halaman Dokumen, buka menu aksi pada baris dokumen lalu pilih Lihat audit.
2. Pada kartu Penanda tangan, penerima yang sudah mengunggah identitas memiliki status Identitas: menunggu tinjauan.
3. Klik Lihat KTP untuk mengunduh foto yang diunggah.
4. Bandingkan dengan data penanda tangan. Lalu buka menu aksi pada baris penerima itu dan pilih Setujui identitas atau Tolak identitas.
5. Saat menolak, Anda dapat mengisi Alasan (opsional).

Statusnya berubah menjadi Identitas: terverifikasi atau Identitas: ditolak, dan keputusan tercatat di jejak audit sebagai Identitas ditinjau. Bila ditolak, jendela unggah identitas muncul lagi saat penanda tangan membuka dokumennya, sehingga ia dapat mengunggah foto yang lebih jelas.

Tinjauan hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang berhak mengubah dokumen tersebut, dan hanya selama penanda tangan belum menyelesaikan bagiannya.

Keamanan foto identitas

Foto identitas disimpan terenkripsi oleh aplikasi dan hanya bisa diunduh lewat halaman audit oleh pengguna yang punya akses tulis ke dokumen tersebut. Tidak ada tautan publik ke file itu. Meski demikian, foto KTP adalah data pribadi, jadi hapus unduhan Anda setelah selesai memeriksa dan jangan meneruskannya lewat chat.

Tips praktik terbaik

• Minta verifikasi identitas hanya bila perlu. Untuk dokumen rutin internal, kode akses atau OTP biasanya cukup.
• Tentukan siapa di tim yang bertugas meninjau, dan pantau status Identitas: menunggu tinjauan agar penanda tangan tidak menunggu lama.
• Beri tahu penanda tangan sebelumnya bahwa mereka akan diminta foto KTP.
• Atur kebijakan penyimpanan data pribadi sesuai ketentuan internal Anda (lihat artikel tentang retensi dan UU PDP).
• Ingat bahwa tinjauan ini bersifat visual oleh pengirim, bukan pencocokan otomatis dengan data kependudukan.

Penutup

Verifikasi identitas memberi Anda bukti tambahan bahwa penanda tangan adalah orang yang dimaksud, dengan keputusan akhir tetap di tangan pengirim. Coba ttdHUB untuk dokumen yang butuh kepastian lebih.