Stempel perusahaan digital di ttdHUB: cara mengunggah dan siapa yang boleh memakainya

Banyak dokumen kantor, seperti surat penawaran, surat keterangan, dan perjanjian, lazim dibubuhi stempel perusahaan. Cara lamanya merepotkan: stempel disimpan di laci, harus dicari penjaganya, lalu dokumen dipindai ulang. ttdHUB memungkinkan organisasi menyimpan gambar stempel dan memakainya langsung saat penanda tangan menyelesaikan dokumen.

Apa yang dimaksud stempel di ttdHUB

Stempel di sini adalah gambar stempel perusahaan (PNG atau JPG) yang disimpan di tingkat organisasi. Gambar tersebut ditempatkan pada field Stempel di dokumen. Perlu diingat, ini bukan sertifikat digital atau tanda tangan elektronik tersertifikasi, melainkan citra visual yang menyertai tanda tangan.

Cara mengunggah stempel

1. Siapkan gambar stempel dengan latar transparan (PNG) atau latar putih bersih (JPG). Ukuran berkas maksimal 1 MB.
2. Buka Pengaturan organisasi.
3. Cari kartu Stempel perusahaan. Bagian Stempel saat ini menampilkan pratinjau, atau pesan "Belum ada stempel" jika belum ada.
4. Pilih berkas di bagian Stempel baru, lalu klik Unggah stempel.
5. Periksa pratinjaunya. Bila kurang tepat, unggah gambar pengganti.

Untuk menghapus, klik Hapus stempel. Setelah dihapus, stempel tidak lagi tersedia bagi penanda tangan.

Tip: pindai stempel pada resolusi cukup tinggi di atas kertas putih, lalu potong rapi. Gambar yang buram akan tampak kurang meyakinkan di dokumen.

Memakai stempel di dokumen

1. Di editor, letakkan field Stempel pada posisi yang diinginkan, biasanya di dekat tanda tangan.
2. Kirim dokumen dengan Kirim untuk tanda tangan, atau gunakan Tanda tangani sendiri untuk dokumen internal.
3. Saat menandatangani, penanda tangan yang merupakan anggota organisasi dapat membubuhkan stempel perusahaan pada field tersebut.

Dengan demikian, stempel hanya tersedia bagi anggota organisasi yang menjadi penanda tangan, sesuai keterangan di halaman pengaturan.

Siapa yang sebaiknya mengelola stempel

Gambar stempel mudah disalin jika jatuh ke tangan yang salah, karena itu batasi pengelolaannya.

• Batasi pengelolaan stempel pada satu atau dua orang berwenang, misalnya Pemilik, yang boleh mengganti atau menghapusnya di Pengaturan organisasi.
• Berikan peran penanda tangan secara selektif. Hanya orang yang berwenang mewakili perusahaan yang perlu menandatangani dokumen berstempel.
• Tinjau daftar anggota di menu Tim secara berkala, dan keluarkan akun yang sudah tidak berwenang.
• Cantumkan kebijakan internal tentang dokumen apa saja yang boleh berstempel, misalnya hanya yang disetujui pimpinan.

Praktik terbaik

• Gunakan satu versi stempel resmi, jangan beberapa gambar berbeda yang beredar di tim.
• Perbarui stempel bila desain perusahaan berubah, lalu informasikan kepada tim.
• Cek hasil akhir dokumen sebelum dikirim ke pihak luar.
• Aktifkan 2FA pada akun yang berwenang atas stempel.

Soal keabsahan dan bea meterai

Stempel visual bukan pengganti ketentuan hukum tertentu. Dokumen yang oleh UU 10/2020 dikenai bea meterai, atau yang wajib memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi menurut PP 71/2019, perlu dipastikan dengan penasihat hukum. ttdHUB tidak menyediakan e-meterai. Artikel ini bukan nasihat hukum.

Penutup

Dengan stempel digital yang tertata, dokumen berstempel tidak lagi bergantung pada kehadiran satu orang atau laci tertentu. Buka Pengaturan organisasi, unggah stempel Anda, dan coba pada dokumen internal berikutnya. Belum punya akun? Daftar di sini.