Template dokumen HR: surat penawaran kerja dan NDA internal
Berhenti membuat surat penawaran dari nol setiap kali ada kandidat baru. Simpan sekali sebagai template, pakai berulang kali dengan tanda tangan elektronik.
Foto oleh Vitaly Gariev (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)
Setiap ada kandidat yang diterima, HR biasanya membuka berkas lama, mengganti nama dan gaji, menyimpan ulang sebagai PDF, lalu mengirimnya lewat email. Pola yang sama berlaku untuk perjanjian kerahasiaan (NDA) internal. Selain lambat, kebiasaan ini membuat versi dokumen beredar tanpa kendali. Template di ttdHUB menyelesaikannya: dokumen dan penempatan field disiapkan sekali, lalu dipakai ulang.
Apa itu template di ttdHUB
Template adalah dokumen PDF lengkap dengan peran penerima dan field yang sudah diposisikan. Saat dipakai, ttdHUB membuat dokumen baru dari template tersebut tanpa mengubah aslinya.
Langkah membuat template
- Klik Unggah dokumen dan pilih PDF surat penawaran kerja Anda (maksimal 25 MB).
- Di editor, tambahkan penerima. Untuk surat penawaran, misalnya satu Penanda tangan untuk kandidat dan satu untuk perwakilan perusahaan. Tentukan jenis penerima: Penanda tangan, Penyetuju, atau Peninjau (tembusan).
- Letakkan field dari palet: tanda tangan, Teks untuk jabatan atau tanggal bergabung, Kotak centang untuk persetujuan, serta field otomatis seperti Nama (otomatis) dan Tanggal tanda tangan (otomatis). Gunakan Teks terkunci untuk keterangan tetap.
- Tandai field penting sebagai Wajib diisi agar dokumen tidak bisa diselesaikan tanpa data tersebut.
- Buka menu aksi lalu pilih Simpan sebagai template, dan beri nama yang jelas, misalnya "Surat Penawaran Kerja - Staf".
- Ulangi untuk NDA internal dengan template terpisah.
Memakai template
Template muncul di daftar template pada dasbor. Dari sana Anda dapat membuat dokumen baru untuk satu kandidat, atau memakai Kirim massal bila penerimanya banyak. Anda juga dapat membagikannya lewat Tautan publik untuk kasus tertentu.
Tip: satu template untuk satu tujuan. Template "Surat Penawaran - Staf" dan "Surat Penawaran - Manajer" yang terpisah lebih mudah dirawat daripada satu template dengan banyak pengecualian.
Praktik terbaik
- Beri nama dan versi yang konsisten. Tuliskan jenis dokumen dan tahun, misalnya "NDA Internal 2026", agar tim tidak salah memilih.
- Tinjau isi bersama bagian hukum. Template hanya mengatur tata letak dan alur tanda tangan; isi klausul tetap tanggung jawab perusahaan Anda.
- Atur peran tim dengan tepat. Pemilik dan Admin mengelola dokumen organisasi, sedangkan Peninjau hanya melihat. Bila ada perubahan klausul, perbarui PDF dan buat template baru agar riwayat tetap jelas.
- Aktifkan verifikasi bila perlu. Untuk NDA, Anda dapat mewajibkan verifikasi OTP email penerima agar penandatangan lebih pasti.
- Simpan jejak. Setiap dokumen yang dibuat dari template memiliki jejak audit sendiri, yang berguna saat ada pertanyaan di kemudian hari.
Tanda tangan elektronik umumnya sah menurut UU ITE dan PP 71/2019, namun ttdHUB tidak tersertifikasi; untuk dokumen yang mensyaratkan sertifikat atau meterai, pastikan Anda memeriksa ketentuannya. Ini bukan nasihat hukum.
Menjaga template tetap rapi
Seiring waktu, jumlah template bisa bertambah. Tinjau daftar template secara berkala, tentukan satu penanggung jawab di tim HR, dan hapus versi yang sudah tidak berlaku. Dengan begitu, siapa pun yang mengirim surat penawaran selalu memakai versi terbaru, dan tidak ada kandidat yang menerima dokumen dengan klausul usang.
Siap merapikan dokumen HR Anda? Buat akun ttdHUB dan simpan template pertama Anda hari ini.
