Tanda tangani sendiri: selesaikan memo dan surat keterangan internal tanpa menunggu

Di kantor, banyak dokumen hanya memerlukan satu tanda tangan: milik Anda. Memo internal, surat keterangan kerja, pengumuman, atau berita acara sederhana sering kali tidak perlu melewati rantai persetujuan. Mencetak, menandatangani, lalu memindai ulang jelas membuang waktu. Fitur Tanda tangani sendiri di ttdHUB menyelesaikannya dalam beberapa menit.

Kapan cocok dipakai

• Memo internal dari manajer kepada timnya.
• Surat keterangan kerja yang diterbitkan oleh HR.
• Pengumuman kebijakan atau libur kantor.
• Berita acara internal yang cukup ditandatangani pembuatnya.

Bila dokumen membutuhkan tanda tangan orang lain, gunakan Kirim untuk tanda tangan. Kedua alur bisa dipakai bergantian sesuai kebutuhan.

Langkah demi langkah

1. Klik Unggah dokumen dan pilih berkas PDF memo atau surat Anda.
2. Di editor, klik tombol Tanda tangani sendiri. Tidak perlu menambahkan penerima, karena field otomatis ditujukan kepada Anda ("Saya sendiri").
3. Letakkan field yang dibutuhkan pada halaman: tanda tangan, paraf, tanggal, atau teks tambahan seperti jabatan.
4. Bubuhkan tanda tangan Anda. Anda dapat menggambarnya langsung dengan mouse atau layar sentuh.
5. Selesaikan dokumen, lalu unduh hasil akhirnya sebagai PDF.

Tip: peran Peninjau hanya dapat melihat dokumen, jadi fitur ini dipakai oleh Anggota, Admin, atau Pemilik.

Contoh alur untuk HR

Bayangkan staf HR yang menerima permintaan surat keterangan kerja dari karyawan. Ia membuka template surat, mengisi nama dan jabatan, mengunggahnya, menekan Tanda tangani sendiri, lalu menandatangani. Seluruh proses selesai tanpa mencetak, dan salinannya langsung tersimpan di folder yang sudah ditentukan.

Menyimpan surat keterangan dengan rapi

Dokumen rutin menumpuk dengan cepat. Beberapa kebiasaan kecil membantu:

1. Satu folder per jenis dokumen, misalnya Surat Keterangan dan Memo 2026.
2. Format nama yang seragam, misalnya Surat Keterangan Kerja - Nama - Bulan Tahun.
3. Jangan menyimpan data sensitif di folder bersama. Surat yang memuat gaji atau data pribadi lebih baik berada di folder privat.
4. Gunakan template untuk surat yang formatnya selalu sama agar tidak mengunggah ulang dari awal.
5. Periksa ulang isi surat sebelum menandatangani. Setelah tanda tangan dibubuhkan, kesalahan ketik berarti dokumen harus dibuat ulang, jadi baca sekali lagi nama, tanggal, dan nomor surat.

Menjaga keaslian dokumen

Setiap dokumen yang selesai memiliki jejak audit. Penerima dokumen dapat memeriksa keasliannya lewat halaman Verifikasi tanpa perlu masuk ke aplikasi. Ini berguna ketika karyawan menyerahkan surat keterangan kepada pihak ketiga, misalnya bank, dan pihak tersebut ingin memastikan dokumennya tidak diubah.

Hal yang perlu dipahami

Tanda tangan elektronik dapat memiliki kekuatan hukum menurut UU ITE dan PP 71/2019. Namun, tanda tangan di ttdHUB bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Sebagian pihak, seperti instansi pemerintah atau lembaga keuangan tertentu, bisa saja mensyaratkan bentuk lain. Untuk dokumen yang terkait bea meterai (UU 10/2020), pastikan ketentuannya dengan penasihat hukum. Artikel ini bukan nasihat hukum.

Penutup

Memo dan surat internal tidak perlu menunggu printer atau kurir. Dengan Tanda tangani sendiri, satu orang bisa menyelesaikannya dari meja kerja dalam hitungan menit, lengkap dengan jejak yang rapi. Coba untuk dokumen berikutnya, atau buat akun bila Anda belum memilikinya.