Apakah tanda tangan elektronik sah untuk dokumen internal kantor?

Bagian HR ingin mengirim surat penugasan secara digital, tetapi atasan bertanya, "Apakah ini sah kalau tidak dicetak dan dibubuhi tinta basah?" Pertanyaan ini wajar, dan jawabannya bergantung pada jenis dokumen dan tingkat risikonya.

Catatan penting: tulisan ini adalah gambaran umum, bukan nasihat hukum. Untuk dokumen bernilai tinggi atau sengketa, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.

Dasar hukum secara umum

Di Indonesia, informasi dan dokumen elektronik serta tanda tangan elektronik diakui melalui UU ITE dan aturan turunannya, yaitu PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Secara prinsip, tanda tangan elektronik dapat memiliki kekuatan hukum selama memenuhi syarat, misalnya data pembuat tanda tangan terkait hanya dengan penandatangan dan perubahan setelah penandatanganan dapat diketahui.

Tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

PP 71/2019 membedakan dua jenis:

• Tersertifikasi: dibuat dengan layanan penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang terdaftar. Cocok untuk dokumen berisiko tinggi.
• Tidak tersertifikasi: dibuat tanpa jasa PSrE. Tetap dapat dipakai, tetapi pembuktiannya bergantung pada bukti pendukung yang Anda miliki.

ttdHUB adalah layanan tidak tersertifikasi. Kami tidak mengklaim sertifikat PSrE atau tanda tangan tersertifikasi. Yang ttdHUB sediakan adalah bukti pendukung: Sertifikat Audit, hash SHA-256, stempel waktu, dan segel digital pada PDF akhir (lihat artikel tentang verifikasi dokumen).

Langkah praktis memilih jalur untuk dokumen internal

1. Petakan jenis dokumen. Dokumen rutin seperti persetujuan cuti, berita acara serah terima, persetujuan anggaran, atau kebijakan internal umumnya berisiko rendah sampai sedang.
2. Periksa ketentuan khusus. Sebagian dokumen diatur tersendiri oleh peraturan, misalnya yang mensyaratkan akta notaris atau bentuk tertulis tertentu. Tanyakan ke bagian legal.
3. Tentukan tingkat bukti yang dibutuhkan. Di ttdHUB Anda bisa menambah lapisan, seperti kode akses, verifikasi OTP, atau peninjauan identitas oleh pengirim.
4. Simpan bukti. Unduh PDF akhir beserta Sertifikat Audit dan simpan sesuai kebijakan arsip kantor.
5. Catat kebijakan internal. Tuliskan dokumen apa saja yang boleh ditandatangani secara elektronik dan siapa yang berwenang.

Bagaimana dengan meterai?

UU 10/2020 tentang Bea Meterai mengatur meterai untuk dokumen tertentu, misalnya perjanjian dengan nilai tertentu. Banyak dokumen internal rutin (notulen, memo, persetujuan cuti) umumnya tidak termasuk, tetapi kewajibannya bergantung pada jenis dan nilai dokumen. ttdHUB tidak menyediakan e-Meterai, jadi bila dokumen Anda wajib bermeterai, tanyakan prosedurnya kepada bagian legal atau pajak.

Tips praktik terbaik

• Mulai dari dokumen berisiko rendah, lalu perluas bertahap.
• Gunakan tahap penandatanganan yang jelas agar urutan persetujuan terdokumentasi.
• Aktifkan lapisan keamanan tambahan untuk dokumen sensitif.
• Latih tim agar tahu cara membuka halaman Verifikasi untuk memeriksa PDF akhir.

Contoh penerapan di kantor

Bagian HR dapat memakai tanda tangan elektronik untuk surat penugasan dan berita acara serah terima aset, sementara bagian keuangan memakainya untuk persetujuan pengeluaran internal. Untuk perjanjian bernilai besar atau dokumen yang diatur peraturan khusus, minta pendapat legal lebih dulu dan pertimbangkan jalur tersertifikasi lewat penyedia yang berwenang. Pendekatan bertahap seperti ini menjaga proses tetap cepat tanpa mengabaikan risiko.

Penutup

Tanda tangan elektronik bukan sekadar gambar tanda tangan di atas PDF; kekuatan pembuktiannya datang dari bukti yang menyertainya. Jika Anda ingin mencoba untuk dokumen internal berisiko rendah, buat akun ttdHUB dan lihat sendiri bukti apa saja yang dihasilkan.