ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Setelah semua tanda tangan: unduh PDF final, sertifikat audit, dan ZIP arsip

Dokumen sudah selesai ditandatangani. Begini cara mengunduh PDF final, memahami halaman sertifikat audit, membagikan tautan berkata sandi, dan mengarsipkan lewat ZIP.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Tumpukan map tebal di atas permukaan putih

Foto oleh Beatriz Pérez Moya (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Ketika penanda tangan terakhir menyelesaikan gilirannya, dokumen berstatus Selesai. Pada tahap ini ttdHUB membuat berkas final: tanda tangan dibubuhkan ke halaman, ditambah satu halaman sertifikat audit. Artikel ini menjelaskan cara mengambil dan mengarsipkan hasilnya.

Apa yang ada di PDF final

PDF final berisi:

  • Halaman dokumen asli dengan field yang sudah terisi.
  • Satu halaman sertifikat, berjudul "Sertifikat Audit Tanda Tangan", yang merangkum judul dan ID dokumen, pengirim, daftar penanda tangan beserta waktu persetujuan dan tanda tangan, nilai hash SHA-256, stempel waktu tepercaya bila tersedia, dan ringkasan riwayat aktivitas.
  • Kode QR bertuliskan "Verifikasi" di setiap halaman, yang menaut ke halaman verifikasi publik ttdHUB.

Siapa pun yang memegang salinan dapat memeriksa keasliannya lewat halaman Verifikasi.

Mengunduh PDF final dari daftar dokumen

  1. Buka halaman Dokumen dan saring status Selesai bila perlu.
  2. Klik Unduh pada baris dokumen. Menu Aksi lainnya menyediakan Unduh dokumen dengan hasil yang sama.
  3. Berkas tersimpan dengan nama judul dokumen ditambah -signed.pdf.

Mengunduh dari halaman audit

Buka Lihat audit pada dokumen. Di bagian atas tersedia:

  • Unduh asli: PDF yang Anda unggah dulu. Untuk dokumen selesai, berkasnya persis sama dengan aslinya; untuk dokumen yang belum selesai, salinan diberi watermark "DRAF — BELUM DITANDATANGANI".
  • Unduh final: PDF bertanda tangan, hanya untuk dokumen berstatus Selesai.
  • Bagikan tautan: membuat tautan unduhan berkata sandi (dibahas di bawah).

Penanda tangan juga mendapat salinan final lewat email, dan halaman tanda tangan menampilkan tombol Unduh dokumen setelah semua pihak selesai.

Membagikan lewat tautan berkata sandi

Cocok untuk pihak luar yang tidak punya akun:

  1. Di halaman audit dokumen selesai, klik Bagikan tautan.
  2. Isi Kata sandi (minimal 8 karakter) dan ulangi.
  3. Pilih Masa berlaku: 1, 7, atau 30 hari, lalu isi Maksimal unduhan (1 sampai 1.000).
  4. Klik Buat tautan, lalu Salin tautan. Tautan hanya ditampilkan sekali.
  5. Kirim kata sandi lewat saluran terpisah dari tautannya.

Penerima membuka tautan, memasukkan kata sandi, dan menekan Unduh PDF. Halaman itu menampilkan masa berlaku dan sisa unduhan. Tiap dokumen dapat memiliki hingga 20 tautan aktif. Tabel Tautan unduhan menampilkan status Aktif, Kuota habis, Kedaluwarsa, atau Dicabut; tautan aktif dapat dicabut dengan Cabut tautan. Membuat tautan baru bergantung pada paket organisasi, sedangkan tautan yang sudah ada tetap berfungsi.

Mengarsipkan banyak dokumen dengan ZIP

  1. Di halaman Dokumen, centang dokumen yang ingin diarsipkan.
  2. Klik Unduh ZIP pada bilah aksi massal.
  3. Simpan berkas ttdhub-dokumen diikuti tanggal.

Setiap dokumen mendapat folder sendiri bernama judul dan sebagian ID dokumen. Dokumen selesai berisi final.pdf dan audit.json (berisi hash, daftar penanda tangan, dan aktivitas). Dokumen yang belum selesai berisi original.pdf berwatermark draf. Berkas yang tidak ditemukan dicatat di catatan.txt. Total ukuran dibatasi 500 MB per unduhan.

Untuk cadangan seluruh organisasi, tersedia juga ekspor ZIP di Pengaturan organisasi.

Tips praktis

  • Unduh dan simpan PDF final di penyimpanan kantor segera setelah selesai.
  • Jangan kirim tautan dan kata sandi di pesan yang sama.
  • Pilih masa berlaku sependek mungkin dan batas unduhan secukupnya.
  • Jadwalkan arsip ZIP bulanan dengan filter Selesai per folder.
  • Simpan audit.json bersama PDF untuk keperluan audit internal.
Semua berita