Salah kirim atau ditolak penerima: batalkan, alihkan, dan tindak lanjuti

Kesalahan kirim itu wajar: email salah ketik, penanda tangan pindah divisi, atau dokumennya ternyata masih perlu direvisi. ttdHUB menyediakan tiga jalur penanganan: membatalkan permintaan, mengalihkan tanda tangan, dan menindaklanjuti penolakan dari penerima.

Membatalkan permintaan tanda tangan

Gunakan ini bila dokumen belum seharusnya ditandatangani, misalnya isinya salah. Menu pembatalan tampil pada dokumen berstatus Terkirim; dokumen yang sudah selesai tidak dapat dibatalkan.

1. Di halaman Dokumen, buka menu aksi pada baris dokumen.
2. Pilih Batalkan permintaan lalu konfirmasi pada dialog yang muncul.
3. Isi Alasan (opsional), lalu klik Lanjutkan.

Hasilnya:

• Status dokumen menjadi Dibatalkan.
• Penanda tangan yang belum selesai menerima email berjudul "Dibatalkan" berisi nama dokumen. Bila mereka membuka tautan lama, mereka melihat bahwa permintaan telah dibatalkan oleh pengirim.
• Pembatalan tercatat di jejak audit beserta alasannya.

Untuk membatalkan banyak dokumen sekaligus, centang beberapa dokumen di daftar lalu klik Batalkan permintaan pada bilah aksi massal.

Mengalihkan ke penerima lain

Gunakan ini bila dokumennya benar tetapi orangnya salah, misalnya email salah ketik atau penanda tangan digantikan rekannya. Pengalihan menjaga dokumen dan semua isian tetap sama.

1. Di daftar dokumen, buka menu aksi lalu pilih Lihat audit.
2. Pada kartu Penanda tangan, cari penerima yang bersangkutan dan klik Alihkan. Bila penerima itu sudah mengunggah identitas, pilih Alihkan tanda tangan dari menu aksi pada barisnya.
3. Isi Email penerima baru, lalu klik Alihkan.

Hasilnya:

• Penerima baru mendapat undangan dengan tautan baru, dan tautan lama berhenti berlaku.
• Persetujuan e-sign dan verifikasi OTP dimulai dari awal untuk penerima baru. Kode akses yang sudah Anda tetapkan pada penerima itu tetap berlaku, jadi sampaikan kodenya ke orang yang baru.
• Peristiwa Dialihkan tercatat di jejak audit.

Pengalihan tidak tersedia bagi penerima yang sudah selesai, sudah menolak, atau sudah mendelegasikan tugasnya, dan hanya berlaku saat permintaan masih aktif.

Bila penerima menolak

Penanda tangan dapat memilih Tolak menandatangani dari menu aksi di halaman tanda tangan (Penyetuju melihat Tolak dokumen). Setelah konfirmasi, ia wajib mengisi Alasan lalu klik Kirim penolakan.

Dampaknya perlu dipahami:

• Seluruh permintaan berstatus Ditolak dan dokumen menjadi Dibatalkan. Penolakan satu orang menghentikan alur bagi semua penerima.
• Pengirim mendapat email berjudul "Ditolak" berisi nama penolak dan alasannya.
• Penolakan juga muncul di halaman Notifikasi beserta alasannya, dengan tautan ke halaman audit dokumen.

Menindaklanjuti penolakan

1. Baca alasannya di notifikasi atau di halaman Audit dokumen.
2. Hubungi penolak untuk mengklarifikasi, misalnya isi yang keliru atau penanda tangan yang salah.
3. Perbaiki dokumen, lalu kirim sebagai permintaan baru.

Tips praktik terbaik

• Periksa ringkasan penerima di jendela Kirim untuk tanda tangan sebelum mengklik Kirim.
• Untuk salah ketik email, pakai Alihkan, bukan batalkan lalu kirim ulang.
• Tuliskan alasan pembatalan agar riwayat audit mudah dipahami.
• Beri tahu penerima secara langsung bila dokumen dibatalkan, supaya mereka tidak bingung dengan email lama.

Penutup

Kesalahan kirim tidak harus menjadi masalah besar: batalkan bila dokumennya salah, alihkan bila orangnya salah, dan baca alasan bila ada penolakan. Coba ttdHUB dan kelola alur dokumen Anda dengan lebih tenang.