Retensi dokumen dan ekspor data organisasi untuk kepatuhan UU PDP

Dokumen kontrak, surat kerja, dan formulir karyawan memuat data pribadi. UU Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) mendorong organisasi menyimpan data seperlunya dan tidak selamanya. Di sisi lain, auditor dan peraturan lain bisa menuntut dokumen disimpan sekian tahun. Retensi yang terencana menjembatani keduanya.

Catatan: ini panduan penggunaan fitur, bukan nasihat hukum. Tentukan masa simpan bersama bagian legal dan kepatuhan Anda.

Masa simpan di ttdHUB

Di menu Pengaturan organisasi, bagian Masa simpan dokumen mengatur kapan dokumen dihapus otomatis. Aturannya:

• Yang dihapus permanen adalah dokumen berstatus selesai, dibatalkan, kedaluwarsa, atau ditolak setelah melewati masa simpan, beserta file dan catatan auditnya.
• Dokumen draf dan dokumen yang masih berjalan tidak pernah dihapus otomatis.
• Mengubah masa simpan hanya bisa dilakukan oleh Pemilik tim. Peran lain hanya dapat melihat pengaturan saat ini.
• Ada tenggang 7 hari sebelum penghapusan dijalankan, sehingga perubahan yang keliru masih sempat diperbaiki.

Langkah menyusun kebijakan retensi

1. Inventarisasi jenis dokumen. Misalnya kontrak kerja, surat peringatan, perjanjian vendor, dan persetujuan anggaran.
2. Cari kewajiban penyimpanan. Tanyakan ke legal, pajak, atau kepatuhan berapa lama tiap jenis harus disimpan.
3. Pilih masa simpan yang mencakup kebutuhan terpanjang bagi dokumen di organisasi tersebut, atau pisahkan arsip lewat ekspor.
4. Ekspor sebelum penghapusan. Di Pengaturan organisasi, gunakan Ekspor semua data untuk mengunduh arsip ZIP seluruh data organisasi. Ekspor dibatasi satu kali per 10 menit.
5. Simpan arsip di tempat yang sesuai kebijakan, misalnya penyimpanan kantor dengan akses terbatas.
6. Tinjau ulang kebijakan secara berkala dan catat siapa yang mengubahnya.

Praktik terbaik

• Tunjuk satu Pemilik yang bertanggung jawab atas pengaturan retensi.
• Beri tahu tim bahwa penghapusan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan setelah tenggang berakhir.
• Jangan menyimpan lebih dari perlu. Data pribadi yang tidak lagi dibutuhkan sebaiknya tidak dipertahankan tanpa alasan.
• Lindungi arsip ekspor. Berkas ZIP berisi data sensitif, jadi simpan dengan kontrol akses dan hapus salinan sementara di laptop.
• Gabungkan dengan kebijakan akses. Peran Peninjau hanya melihat, sedangkan Admin dan Pemilik mengelola.

Contoh situasi nyata

Sebuah kantor memutuskan menyimpan dokumen selesai selama beberapa tahun sesuai arahan legal. Pemilik mengatur masa simpan di Pengaturan organisasi, lalu menjadwalkan ekspor berkala ke arsip internal. Ketika ada permintaan terkait data pribadi karyawan, tim kepatuhan tahu persis di mana dokumen berada dan kapan dokumen tersebut akan dihapus.

Jadikan langkah ini kebiasaan tim, bukan upaya sesekali: tuliskan prosedur singkat di panduan internal, tunjuk penanggung jawab yang jelas, dan tinjau hasilnya bersama setiap kuartal agar perbaikan berkelanjutan dan mudah dipertanggungjawabkan kepada manajemen maupun auditor.

Penutup

Retensi bukan sekadar fitur penghapusan, melainkan bagian dari tata kelola data. Dengan masa simpan yang jelas, tenggang 7 hari, dan ekspor data, kantor Anda lebih siap menjawab pertanyaan audit maupun permintaan terkait data pribadi. Mulai dari akun ttdHUB dan tinjau Pengaturan organisasi bersama tim legal Anda.