Peran Penyetuju: approval memo dan anggaran tanpa tanda tangan

Di kantor, banyak dokumen yang sebenarnya hanya perlu disetujui: memo internal, usulan anggaran, rencana kegiatan. Meminta semua orang membubuhkan tanda tangan justru memperlambat proses. ttdHUB menyediakan tiga jenis penerima supaya setiap orang mendapat peran yang pas.

Tiga jenis penerima

• Penanda tangan: membubuhkan tanda tangan dan mengisi field yang ditetapkan untuknya. Cocok untuk dokumen yang mengikat.
• Penyetuju: menyetujui dokumen tanpa tanda tangan. Cocok untuk memo, anggaran, dan persetujuan internal.
• Peninjau (tembusan): hanya menerima salinan. Tidak perlu bertindak.

Kapan memakai Penyetuju

Pakai Penyetuju bila yang dibutuhkan adalah keputusan setuju atau menolak, bukan tanda tangan yang menempel pada dokumen. Contohnya:

• memo kebijakan internal yang perlu persetujuan direktur,
• usulan anggaran departemen,
• permintaan lembur atau perjalanan dinas,
• perubahan jadwal proyek.

Pakai Penanda tangan bila dokumen berisi komitmen yang lazim ditandatangani: kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, berita acara serah terima, atau surat pernyataan. Pakai Peninjau (tembusan) untuk pihak yang perlu tahu, misalnya arsip HR atau tim hukum.

Langkah praktis

1. Unggah dokumen lewat Unggah dokumen dan buka editor.
2. Tambahkan penerima, lalu pilih jenisnya: Penanda tangan, Penyetuju, atau Peninjau (tembusan).
3. Atur Tahap bila ada urutan. Misalnya penyusun memo di Tahap 1, atasan sebagai Penyetuju di Tahap 2.
4. Klik Kirim untuk tanda tangan. Penyetuju menerima undangan dan dapat menyetujui atau menolak dokumen.
5. Pantau status di halaman audit dokumen. Setiap persetujuan dan penolakan tercatat sebagai aktivitas.

Penyetuju tidak perlu menggambar tanda tangan, jadi persetujuan bisa selesai dari ponsel dalam hitungan menit.

Tips memilih peran

• Tanya dulu: apakah dokumen ini lazim ditandatangani? Jika ya, pilih Penanda tangan.
• Jangan menumpuk peran. Satu orang cukup satu peran per dokumen agar jejak audit mudah dibaca.
• Campurkan peran dalam satu alur. Penyetuju di tengah dan Penanda tangan di akhir adalah pola yang umum.
• Tulis pesan yang jelas pada email undangan: apa yang diminta dan batas waktunya.

Catatan kepatuhan

Tanda tangan elektronik pada umumnya diakui oleh UU ITE dan PP 71/2019, tetapi ttdHUB bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Untuk dokumen yang mensyaratkan bentuk tertentu, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda. Informasi ini bukan nasihat hukum.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memakai Penyetuju untuk kontrak. Kontrak dan perjanjian biasanya memerlukan tanda tangan, jadi pilih Penanda tangan.
• Tidak memberi konteks. Penyetuju yang hanya menerima lampiran tanpa penjelasan cenderung menunda. Ringkas isi dan tenggatnya di pesan undangan.
• Menjadikan semua orang Penyetuju. Terlalu banyak penyetuju memperpanjang alur. Batasi pada pihak yang benar-benar berwenang memutuskan.
• Lupa melibatkan Peninjau. Pihak yang perlu arsip cukup dijadikan tembusan, tanpa beban tindakan.

Setelah dokumen selesai, simpan salinan akhirnya dan gunakan halaman Verifikasi bila pihak lain perlu memastikan keaslian dokumen.

Penutup

Memisahkan Penyetuju dari Penanda tangan membuat alur internal lebih ringan tanpa kehilangan catatan siapa yang memutuskan apa. Coba untuk memo berikutnya: buat akun lalu undang satu atasan sebagai Penyetuju.