Peninjau (tembusan): beri atasan dan legal salinan dokumen tanpa tanda tangan

Dalam banyak dokumen kantor ada pihak yang harus tahu, tetapi tidak menandatangani. Contohnya kepala divisi yang ingin menerima salinan kontrak kerja bawahannya, atau tim legal yang menyimpan arsip perjanjian vendor. Untuk kebutuhan ini ttdHUB menyediakan peran Peninjau (tembusan).

Apa itu Peninjau (tembusan)?

Saat menambah penerima di editor, kolom Peran punya tiga pilihan: Penanda tangan, Penyetuju, dan Peninjau (tembusan). Petunjuk di bawah kolom itu menyebutkan bahwa Penyetuju menyetujui tanpa tanda tangan, sedangkan peninjau hanya menerima salinan.

Peninjau (tembusan) berbeda dengan peran tim Peninjau di halaman Tim. Peran tim membatasi akses pengguna ke dokumen di ttdHUB. Peninjau (tembusan) hanyalah jenis penerima pada satu dokumen, dan orangnya tidak perlu punya akun.

Cara menambahkan peninjau

1. Buka dokumen di editor, lalu cari bagian Tambah penerima.
2. Isi Nama dan Email atasan atau tim legal.
3. Pada kolom Peran, pilih Peninjau (tembusan).
4. Klik Tambah penerima. Di daftar penerima, orang itu tampil dengan lencana peran dan tanpa isian Tahap.
5. Setelah semua penanda tangan siap, klik Kirim untuk tanda tangan, periksa ringkasan, lalu klik Kirim.

Ringkasan di jendela kirim memisahkan penerima per tahap dan menuliskan peninjau pada keterangan Salinan final (tembusan), sehingga Anda bisa memastikan alamat emailnya benar sebelum mengirim.

Kapan peninjau menerima salinan?

Peninjau tidak menerima tautan tanda tangan dan tidak diminta berbuat apa pun. Setelah semua pihak selesai dan PDF akhir disegel, ttdHUB mengirim email berjudul "Dokumen selesai ditandatangani" dengan salinan final PDF terlampir. Karena itu peninjau menerima dokumen yang sudah lengkap, bukan draf.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Bila dokumen dibatalkan atau ditolak sebelum selesai, tidak ada salinan final yang dikirim.
• Peninjau tidak menghambat alur. Penanda tangan tidak perlu menunggu mereka.
• Salinan dikirim lewat email, jadi isi Email peninjau dengan benar.

Pengirim juga dapat salinan

Di bagian Pengaturan pada jendela kirim ada kotak centang Pengirim menerima salinan final yang aktif secara default. Jadi Anda sebagai pengirim otomatis mendapat PDF akhir tanpa perlu menambah diri sendiri sebagai peninjau.

Contoh pemakaian

• HR: kepala divisi menjadi peninjau pada surat penugasan stafnya.
• Pengadaan: tim legal menjadi peninjau pada perjanjian dengan vendor.
• Keuangan: manajer keuangan menerima salinan formulir reimburse yang sudah selesai. Bila ia harus menyetujui, jadikan ia Penyetuju, seperti dibahas pada artikel tentang peran Penyetuju.

Tips praktik terbaik

• Pakai Peninjau (tembusan) hanya untuk pihak yang perlu arsip. Bila seseorang harus menyetujui, jadikan ia Penyetuju.
• Periksa penulisan email peninjau, karena salinan final berisi isi dokumen lengkap.
• Gunakan alamat grup email tim legal agar arsip tetap masuk saat anggota tim berganti.
• Jangan memakai peran ini untuk orang yang harus bertanda tangan; mereka tidak akan menerima tautan tanda tangan.

Penutup

Dengan Peninjau (tembusan), arsip dokumen sampai ke orang yang tepat tanpa menambah langkah tanda tangan. Coba ttdHUB dan tambahkan peninjau pada dokumen berikutnya.