Onboarding karyawan baru: template, Tahap, dan Tautan publik

Hari pertama kerja seharusnya tentang berkenalan dengan tim, bukan mengejar formulir. Namun banyak HR masih mengurus onboarding lewat lampiran email yang bolak-balik. Di ttdHUB Anda dapat menyusun alurnya sekali: template untuk dokumen, Tahap untuk urutan persetujuan, dan Tautan publik untuk formulir data diri yang bisa diisi tanpa akun.

Rancang alurnya

Contoh paket onboarding: formulir data diri, surat penawaran yang ditandatangani, dan NDA. Tiap dokumen dibuat sebagai template (lewat Simpan sebagai template di editor) dengan field yang jelas, termasuk field Wajib diisi dan Lampiran bila perlu berkas pendukung.

Atur urutan dengan Tahap

1. Di editor, tambahkan penerima: karyawan baru sebagai Penanda tangan, atasan sebagai Penyetuju, dan HR sebagai Peninjau (tembusan).
2. Isi kolom Tahap. Tahap 1 dikirim pertama; Tahap 2 baru menerima dokumen setelah Tahap 1 selesai. Misalnya karyawan di Tahap 1, atasan di Tahap 2.
3. Centang opsi tanda tangan berurutan agar alur mengikuti nomor Tahap.

Bagikan formulir lewat Tautan publik

1. Di daftar template pada dasbor, buka menu aksi template lalu pilih Tautan publik.
2. Pilih Penanda tangan publik, yaitu peran yang diisi sendiri oleh pengunjung. Peran lain, seperti atasan atau HR, diisi tetap oleh Anda.
3. Atur Berlaku hingga dan Maksimal pemakaian (keduanya opsional).
4. Pertimbangkan mencentang Wajib verifikasi email (OTP) sebelum menandatangani.
5. Buat tautan, salin, lalu bagikan lewat email penawaran atau pesan Anda. Pengunjung cukup mengisi nama dan email, menyetujui persetujuan, lalu mulai mengisi.

Setiap pemakaian tautan membuat dokumen baru dan tercatat di audit.

Kapan tautan publik cocok

Cocok untuk kandidat atau karyawan yang belum punya akun dan jumlahnya tak pasti, seperti formulir data diri, pendaftaran pelatihan, atau pengakuan kebijakan perusahaan.

Kurang cocok untuk dokumen bernilai tinggi yang harus ditujukan ke orang tertentu, seperti kontrak eksekutif. Gunakan pengiriman langsung untuk itu.

Batasan yang perlu diketahui

• Siapa pun dengan tautan dapat memakainya, selama tautan aktif dan kuotanya belum habis. Jangan menaruhnya di tempat umum.
• Maksimal pemakaian membatasi jumlah dokumen yang dapat dibuat; saat kuota habis, tautan berhenti menerima pengisi baru.
• Kedaluwarsa menutup tautan setelah tanggal tertentu.
• Ada batas harian pemakaian tautan publik per tim, dan permintaan tertentu dibatasi lajunya untuk mencegah penyalahgunaan.
• Tautan dapat dinonaktifkan atau dihapus kapan saja; dokumen yang sudah dibuat tidak ikut terhapus.

Tip: untuk onboarding, tetapkan maksimal pemakaian sebesar jumlah calon karyawan ditambah sedikit cadangan, dan masa berlaku sampai tanggal bergabung.

Praktik terbaik

• Tinjau tautan aktif secara berkala dan nonaktifkan yang sudah tidak dipakai.
• Minta data seperlunya sesuai prinsip UU PDP.
• Cek status tiap dokumen di dasbor agar tidak ada yang tertinggal.

Sebagai gambaran, HR dapat membuat satu tautan publik untuk formulir data diri angkatan Januari, dengan batas pemakaian sesuai jumlah peserta. Setelah angkatan selesai, tautan cukup dinonaktifkan dan dibuatkan tautan baru untuk angkatan berikutnya.

Tanda tangan elektronik umumnya sah menurut UU ITE dan PP 71/2019, tetapi ttdHUB tidak tersertifikasi; ini bukan nasihat hukum. Mulai rapikan onboarding Anda dengan membuat akun ttdHUB.