ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Minta KTP, NPWP, dan ijazah karyawan lewat field Lampiran

Mengumpulkan berkas karyawan lewat chat dan email membuat data tercecer. Gunakan field Lampiran agar berkas tersimpan rapi dan bisa diunduh dari halaman audit.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Tumpukan berkas yang ditandai label tempel berwarna

Foto oleh Tanja Tepavac (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Saat karyawan baru bergabung atau data pegawai diperbarui, HR sering meminta KTP, NPWP, dan ijazah lewat chat atau email. Hasilnya: berkas tersebar di banyak kotak masuk, sebagian tidak terbaca, dan sulit dilacak siapa mengirim apa. Field Lampiran di ttdHUB memusatkan semuanya dalam dokumen yang sama dengan formulirnya.

Apa itu field Lampiran

Lampiran adalah field yang meminta penerima mengunggah file berformat PDF, PNG, atau JPG. Berkas melekat pada dokumen yang bersangkutan, sehingga jejaknya ikut tercatat di audit.

Langkah meminta lampiran

  1. Siapkan formulir data karyawan, lalu Unggah dokumen atau buka template yang sudah ada.
  2. Tambahkan karyawan sebagai Penanda tangan.
  3. Dari palet field, pilih Lampiran lalu letakkan di halaman. Buat satu field untuk setiap berkas: KTP, NPWP, dan ijazah.
  4. Beri nama jelas pada setiap field dan centang Wajib diisi untuk berkas yang tidak boleh terlewat. Bila ijazah hanya perlu untuk kelompok tertentu, gunakan Aturan tampil agar field muncul sesuai pilihan.
  5. Klik Kirim untuk tanda tangan dan tambahkan pesan yang menjelaskan berkas apa saja yang disiapkan.

Pengalaman karyawan

Karyawan membuka tautan, memilih file di perangkatnya, lalu menandatangani. Ponsel pun cukup: foto KTP dalam format JPG dapat langsung diunggah. Sebelum dikirim, pastikan foto jelas dan seluruh sisi dokumen terlihat.

Mengunduh di halaman audit

  1. Buka dokumen dari dasbor lalu masuk ke halaman audit.
  2. Cari bagian Lampiran. Setiap file ditampilkan dengan tombol Unduh.
  3. Klik tombol tersebut untuk menyimpan berkas. Bila belum ada yang diunggah, tampil keterangan "Belum ada lampiran".

Tip: setelah mengunduh, pindahkan berkas ke penyimpanan HR yang aksesnya terbatas, dan tetapkan kapan berkas akan dihapus.

Praktik terbaik

  • Minta seperlunya. Prinsip minimisasi data dalam UU PDP menyarankan Anda hanya mengumpulkan data yang benar-benar dibutuhkan.
  • Jelaskan tujuannya. Cantumkan di pesan email untuk apa KTP dan NPWP dikumpulkan serta berapa lama disimpan.
  • Batasi siapa yang melihat. Atur peran Pemilik, Admin, Anggota, dan Peninjau sehingga hanya orang yang berkepentingan dapat membuka dokumen.
  • Aktifkan pengaman tambahan. Untuk dokumen sensitif, Anda dapat mewajibkan verifikasi OTP email penerima.
  • Periksa kualitas. Tinjau lampiran segera setelah masuk dan minta unggah ulang bila buram.
  • Amankan akun Anda. Aktifkan verifikasi dua langkah di menu Keamanan akun karena halaman audit memuat berkas pribadi.

Contoh penerapan

Untuk proses onboarding, satu dokumen "Formulir Data Karyawan" dapat memuat field teks untuk alamat dan nomor kontak darurat, tiga field Lampiran, serta tanda tangan pernyataan bahwa data yang diberikan benar. Karyawan menyelesaikan semuanya dalam satu kali buka tautan, sementara HR menerima paket data yang lengkap dalam satu dokumen.

Dengan cara ini, berkas karyawan terkumpul di satu tempat, lengkap dengan jejak siapa yang mengunggah dan kapan. Anda dapat mendaftar ke ttdHUB dan mencobanya pada proses onboarding berikutnya. Catatan: tulisan ini bukan nasihat hukum.

Semua berita