ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Kirim kontrak PKWT ke puluhan karyawan sekaligus dengan CSV

Perpanjangan kontrak serentak tidak perlu lagi berarti puluhan kali unggah dan kirim manual. Begini cara memakai Kirim massal dan file CSV di ttdHUB.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Tumpukan dokumen kertas dan map arsip

Foto oleh Wesley Tingey (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Akhir bulan tiba, belasan kontrak PKWT habis bersamaan, dan tim HR harus mengirim dokumen yang hampir sama kepada setiap karyawan satu per satu. Selain memakan waktu, cara ini rawan salah nama dan salah email. Fitur Kirim massal di ttdHUB dibuat untuk situasi ini: satu template, satu file CSV, banyak dokumen terkirim sekaligus.

Yang perlu disiapkan

Kirim massal bekerja dari sebuah template. Pastikan template kontrak PKWT Anda sudah memiliki peran penanda tangan (misalnya Karyawan dan Perwakilan Perusahaan) beserta field tanda tangan dan tanggalnya. Bila belum, buka dokumen kontrak di editor lalu pilih Simpan sebagai template.

Langkah mengirim

  1. Buka dasbor, lalu klik Kirim massal pada daftar template (atau pilih template dari halaman Kirim massal).
  2. Pada bagian Format CSV, lihat kolom yang diminta. Setiap peran punya dua kolom, yaitu nama dan email, dengan pola seperti karyawan_name dan karyawan_email. Kolom title bersifat opsional untuk judul tiap dokumen.
  3. Klik Unduh contoh CSV agar Anda mendapat header yang persis benar, lalu isi satu baris untuk satu dokumen.
  4. Unggah file pada bagian Unggah dan periksa CSV. File harus berenkode UTF-8, dipisahkan koma atau titik koma, maksimal 500 baris dan 2 MB.
  5. Periksa pratinjau. Browser menandai baris bermasalah, misalnya email tidak valid atau nama terlalu panjang. Perbaiki di file Anda lalu unggah ulang; server juga memeriksa ulang saat pengiriman.
  6. Pada Pengaturan dan kirim, Anda dapat mengisi subjek email, pesan, masa berlaku dalam hari, dan folder tujuan. Semuanya opsional.
  7. Klik Kirim, lalu pantau Kemajuan pengiriman: bilah progres, jumlah Diproses, Terkirim, dan Gagal, serta status tiap baris.

Tip: kirim dulu ke 2-3 baris berisi email Anda sendiri sebagai uji coba sebelum mengirim ke seluruh karyawan.

Setelah terkirim

Setiap baris menjadi dokumen terpisah dengan jejak audit sendiri, sehingga status tanda tangan tiap karyawan dapat dipantau di dasbor. Daftar pengiriman sebelumnya tersimpan di Riwayat pengiriman massal, tempat Anda dapat membuka kembali rincian dan melihat baris yang gagal.

Praktik terbaik

  • Bersihkan data dulu. Salin nama dan email dari sistem kepegawaian, bukan mengetik ulang. Spasi tambahan dan salah ketik adalah penyebab kegagalan yang paling umum.
  • Pecah per gelombang. Untuk lebih dari 500 karyawan, bagi file per divisi atau per tanggal berakhirnya kontrak.
  • Atur masa berlaku. Isi kolom Berlaku selama (hari) agar kontrak yang tak kunjung ditandatangani tidak menggantung tanpa batas.
  • Gunakan kolom judul. Judul seperti "PKWT - Nama Karyawan - Oktober" memudahkan pencarian dokumen nanti.
  • Perhatikan aspek hukum. Tanda tangan elektronik umumnya diakui menurut UU ITE dan PP 71/2019, tetapi ttdHUB bukan penyelenggara tersertifikasi. Untuk kebutuhan khusus, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda; tulisan ini bukan nasihat hukum.

Dengan alur ini, pekerjaan yang biasanya menghabiskan setengah hari bisa selesai dalam beberapa menit. Anda dapat mencoba ttdHUB secara gratis dan menjajal Kirim massal dengan template kontrak Anda sendiri.

Semua berita