Mengelola paket, kuota dokumen, dan tagihan organisasi di ttdHUB

Saat dokumen yang dikirim kantor makin banyak, cepat atau lambat pertanyaan berikut muncul: berapa kuota yang tersisa, siapa yang menerima tagihan, dan bagaimana menambah kapasitas. Semuanya dikelola di satu halaman, Langganan & tagihan.

Siapa yang dapat mengelola

Hanya Pemilik dan Admin organisasi yang dapat mengubah langganan, melihat tagihan, mengisi saldo, dan mengubah profil penagihan. Menu Langganan & tagihan muncul bagi mereka pada instalasi SaaS. Peran lain yang membuka halaman ini hanya melihat paket dan pemakaian. Pada instalasi on-premise, halaman menampilkan lisensi instance dan tidak ada pembayaran di dalam aplikasi.

Membaca ringkasan

Bagian atas memuat dua kartu:

• Paket saat ini: nama paket, status, dan periode langganan. Status mencakup Uji coba, Aktif, dan Tertunggak.
• Pemakaian: meteran untuk Dokumen bulan ini (periode dihitung menurut WIB), Pengguna pengirim, Penyimpanan, dan Template.

Meteran berwarna peringatan saat pemakaian mencapai 80 persen dan berwarna galat saat batas tercapai. Pengguna pengirim mencakup Pemilik, Admin, dan Anggota; Peninjau tidak dihitung. Penyimpanan tidak menghentikan pengiriman. Jika ada paket dokumen tambahan, sisa kuotanya tertera pada meteran dokumen.

Apa yang terjadi ketika kuota habis

Pada kuota dokumen, pengiriman dokumen baru tertahan dan muncul penjelasan Kuota dokumen bulan ini habis. Pemilik dan Admin mendapat tombol menuju halaman tagihan, sedangkan anggota lain diminta menghubungi Pemilik atau Admin. Pemberitahuan "Kuota dokumen hampir habis" juga dikirim kepada Pemilik dan Admin ketika pemakaian mendekati batas. Penanda tangan yang sudah menerima dokumen tetap dapat menandatangani; kuota hanya memengaruhi pengiriman dari sisi pengirim.

Mengubah paket

Di bagian Paket Anda dapat memilih siklus Bulanan atau Tahunan dan membandingkan paket. Harga tampil di halaman itu sesuai pengaturan terbaru, jadi gunakan halaman tersebut sebagai acuan. Tombol pada kartu Paket saat ini antara lain:

• Pilih paket atau Ubah paket.
• Ubah jumlah kursi.
• Ubah ke tahunan atau Ubah ke bulanan.
• Berhenti berlangganan: paket tetap aktif sampai akhir periode, lalu organisasi beralih ke paket Gratis. Data tidak dihapus.

Menurut keterangan di halaman, peningkatan paket dan penambahan kursi ditagih prorata untuk sisa periode, sedangkan penurunan paket atau pengurangan kursi berlaku di akhir periode. Perubahan terjadwal tampil di kartu dan dapat dibatalkan sebelum tanggal berlaku. Add-on tersedia di bagian Add-on.

Tagihan

Bagian Tagihan mencantumkan Nomor, Keterangan, Tanggal, Status (Belum dibayar, Lunas, Dibatalkan), dan Total. Pada menu Aksi lainnya tiap baris:

1. Lihat rincian: baca item tagihan.
2. Bayar: tersedia untuk tagihan yang belum dibayar.
3. Unduh PDF: salinan tagihan untuk akuntansi.
4. Batalkan tagihan: hanya untuk tagihan yang belum dibayar, kecuali tagihan perpanjangan.

Dompet dan isi saldo

Dompet adalah saldo prabayar untuk OTP lewat SMS dan template berbayar di marketplace. Untuk mengisi:

1. Buka bagian Dompet.
2. Ketik Jumlah isi saldo (Rp) atau pilih jumlah cepat.
3. Perhatikan petunjuk batas minimum dan kelipatan di bawah kolom.
4. Klik Isi saldo, lalu selesaikan pembayaran tagihan yang terbit.

PPN ditambahkan pada tagihan, tetapi saldo bertambah sebesar jumlah isi saldo. Riwayat saldo mencatat setiap mutasi. Bila saldo habis, OTP penanda tangan dikirim lewat email.

Profil penagihan

Klik Ubah pada Profil penagihan untuk mengisi nama perusahaan, NPWP (opsional), alamat, email tagihan, dan telepon. Isinya dicantumkan pada tagihan berikutnya; tagihan yang sudah terbit tidak berubah. NPWP hanya terlihat oleh Pemilik dan Admin.

Tips praktis

• Tinjau meteran Dokumen bulan ini di pertengahan bulan.
• Gunakan email tagihan khusus milik tim keuangan.
• Isi profil penagihan sebelum membayar supaya data tercetak benar.
• Unduh PDF tagihan setiap bulan untuk arsip pembukuan.
• Bandingkan paket di halaman Paket sebelum menambah kursi atau add-on.