ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Menata arsip dokumen kantor: folder bersama, pencarian, dan filter status

Cara merapikan ratusan dokumen di ttdHUB: membuat folder bersama atau privat, memindahkan dokumen, mencari berdasarkan judul, dan menyaring menurut status.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Deretan map ordner warna-warni di rak kantor

Foto oleh Viktor Talashuk (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Setelah beberapa bulan memakai ttdHUB, daftar dokumen cepat memanjang: kontrak, memo, formulir cuti, berita acara. Tanpa penataan, mencari satu dokumen bisa memakan waktu lebih lama daripada menandatanganinya. Artikel ini menunjukkan cara memakai folder, pencarian, dan filter di halaman Dokumen agar arsip kantor tetap rapi.

Mengenal halaman Dokumen

Halaman Dokumen terdiri dari beberapa bagian:

  • Ringkasan: kartu Total dokumen, Terkirim, Selesai, Draf, Tingkat selesai, dan Rata-rata selesai. Angkanya mengikuti pilihan Pemilik di bawahnya.
  • Daftar dokumen: tabel dengan kolom Dokumen, Status, Folder, dan Dibuat. Dokumen terbaru berada di atas.
  • Template: tata letak yang dapat dipakai ulang.

Langkah 1: Buat folder

  1. Klik Folder baru.
  2. Isi Nama folder, lalu konfirmasi.
  3. Pilih siapa yang dapat melihatnya: Bersama — seluruh tim atau Privat — hanya saya.
  4. Klik Buat folder.

Dokumen di folder bersama dapat dilihat seluruh tim. Folder privat hanya terlihat oleh pembuatnya dan ditandai (privat) pada daftar pilihan, serta ikon gembok pada kolom Folder. Peran Peninjau bersifat hanya-baca sehingga tidak dapat membuat folder.

Langkah 2: Pindahkan dokumen ke folder

Satu dokumen:

  1. Buka menu Aksi lainnya (ikon tiga titik) pada baris dokumen.
  2. Pilih Pindah folder.
  3. Pilih Folder tujuan, atau (tanpa folder) untuk mengeluarkannya, lalu klik Pindahkan.

Banyak dokumen sekaligus:

  1. Centang kotak di sebelah dokumen yang ingin dipindahkan, atau centang Pilih semua dokumen.
  2. Pada bilah aksi massal, klik Pindah ke folder.
  3. Pilih folder tujuan lalu klik Pindahkan.

Pemindahan hanya tersedia bagi pengguna yang berhak mengubah dokumen tersebut.

Langkah 3: Cari dan saring

Gunakan toolbar di atas tabel:

  • Cari: ketik sebagian judul dokumen. Pencarian berlaku pada judul, jadi nama dokumen yang konsisten sangat membantu.
  • Pemilik: Milik saya atau Semua tim.
  • Status: Semua status, Draf, Terkirim, Selesai, atau Dibatalkan.
  • Folder: pilih satu folder, atau Semua folder.

Ketiga filter dapat digabung, misalnya mencari kata "kontrak" pada folder Pengadaan dengan status Selesai. Ringkasan di atas tabel menunjukkan jumlah dokumen yang sesuai. Bila tidak ada hasil, tombol Atur ulang filter mengembalikan semua pilihan ke awal.

Daftar menampilkan hingga 100 dokumen terbaru dalam satu permintaan, jadi untuk arsip lama gunakan kata kunci atau filter folder dan status agar dokumen yang dicari muncul.

Mengambil dokumen dari arsip

Pada dokumen berstatus Selesai, tombol Unduh muncul langsung di baris. Untuk dokumen lain, tombol utamanya berupa Buka editor (draf) atau Lihat audit (terkirim). Untuk mengunduh banyak dokumen sekaligus, pilih dokumen lalu klik Unduh ZIP.

Contoh struktur folder untuk kantor

  • HR: kontrak kerja, formulir cuti, surat keterangan.
  • Pengadaan: permintaan pembelian, kontrak vendor.
  • Keuangan: reimburse, persetujuan anggaran.
  • Legal: NDA dan perjanjian kerja sama.

Tips praktis

  • Satu aturan penamaan, misalnya Jenis - Pihak - Bulan Tahun, supaya pencarian judul efektif.
  • Pakai folder bersama untuk arsip yang perlu diakses tim, dan folder privat hanya untuk draf pribadi.
  • Pindahkan dokumen selesai ke folder arsip secara berkala lewat aksi massal.
  • Gunakan filter Status untuk menemukan dokumen yang masih Terkirim dan perlu ditindaklanjuti.
  • Pantau kartu Tingkat selesai sebagai gambaran sederhana seberapa lancar proses tanda tangan di kantor.
Semua berita