ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Melindungi dokumen rahasia: kode akses dan OTP untuk penerima

Kontrak gaji, perjanjian vendor, atau surat sanksi butuh lapisan keamanan ekstra. Atur kode akses dan OTP per penerima, ketahui batas percobaan, dan cara OTP SMS beralih ke email.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Gembok emas di atas papan ketik

Foto oleh Towfiqu barbhuiya (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Tautan tanda tangan dikirim lewat email. Untuk dokumen biasa itu cukup, tetapi untuk dokumen rahasia seperti kontrak gaji atau surat sanksi, Anda mungkin ingin memastikan hanya penerima sebenarnya yang bisa membukanya. ttdHUB menyediakan dua lapisan tambahan: kode akses dan verifikasi OTP.

Dua lapisan, dua fungsi

  • Kode akses adalah kata rahasia yang Anda tentukan sendiri dan sampaikan ke penerima lewat jalur lain, misalnya pesan singkat atau tatap muka. Tanpa kode ini, dokumen tidak terbuka.
  • OTP adalah kode 6 digit sekali pakai yang dikirim ke email penerima, atau ke HP bila Anda memilih SMS. Ini membuktikan bahwa penerima menguasai email atau nomor tersebut.

Keduanya bisa dipakai bersamaan. Urutan di sisi penerima: persetujuan e-sign, kode akses, lalu OTP.

Mengatur kode akses

  1. Di editor, buka bagian Tambah penerima.
  2. Buka Keamanan penerima (opsional) dan isi Kode akses.
  3. Klik Tambah penerima. Di daftar penerima muncul keterangan Kode akses aktif.
  4. Sampaikan kodenya ke penerima lewat jalur berbeda dari email tautan.

Kode akses diatur per penerima, sehingga setiap orang bisa mendapat kode berbeda.

Mengaktifkan OTP

OTP diaktifkan di jendela kirim. Klik Kirim untuk tanda tangan, lalu di bagian Keamanan centang Wajib verifikasi OTP email penerima (anti-palsu). Pengaturan ini berlaku untuk semua penerima pada dokumen tersebut.

Di sisi penerima, jendela Verifikasi identitas (OTP) muncul. Penerima klik Kirim kode OTP, memasukkan Kode OTP (6 digit), lalu klik Verifikasi.

Untuk mengirim OTP lewat SMS, pada penerima yang bersangkutan buka Keamanan penerima (opsional), pilih SMS pada Kanal OTP, dan isi No. HP (untuk SMS). Opsi SMS terkunci bila paket organisasi Anda belum mencakup OTP SMS.

Batas waktu dan percobaan

| Hal | Aturan | |---|---| | Masa berlaku OTP | 10 menit | | Minta kode baru | tunggu sekitar 30 detik antar permintaan | | Salah memasukkan OTP | 5 kali, lalu kode hangus dan penerima harus meminta kode baru | | Salah memasukkan kode akses | 5 kali, lalu terkunci 15 menit |

Setiap kejadian tercatat di jejak audit, misalnya Kode akses benar, OTP terverifikasi, OTP terkunci, dan Kode akses terkunci. Jadi bila penerima mengeluh tidak bisa membuka dokumen, periksa halaman Audit dokumen.

Bila SMS tidak bisa dikirim

Penerima tidak akan buntu karena urusan tagihan. Bila OTP SMS tidak dapat dikirim, misalnya organisasi tidak memiliki fitur OTP SMS, saldo dompet tidak cukup, atau nomor HP tidak dapat dipakai, kode yang sama dikirim lewat email. Penerima tidak melihat alasan teknisnya. Di jejak audit pengirim, peristiwa OTP SMS dialihkan ke email menandai kejadian ini. Saat Anda menyiapkan pengiriman, Pemilik dan Admin juga mendapat peringatan bila saldo dompet tidak cukup untuk jumlah OTP SMS; dokumen tetap terkirim.

Tips praktik terbaik

  • Jangan kirim kode akses di email yang sama dengan tautan tanda tangan.
  • Pakai kode yang tidak mudah ditebak, bukan tanggal lahir atau nama perusahaan.
  • Untuk dokumen biasa, jangan aktifkan semuanya; terlalu banyak langkah memperlambat penerima.
  • Isi nomor HP sesuai contoh di kolomnya (+62...) bila memakai SMS.
  • Simpan Sertifikat Audit sebagai bukti bahwa verifikasi berjalan.

Penutup

Kode akses dan OTP menambah lapisan pembuktian tanpa mengharuskan penerima membuat akun. Coba ttdHUB untuk dokumen rahasia Anda berikutnya.

Semua berita