ttdHUB
Masuk Daftar gratis

Laporan, aksi massal, dan integrasi: pantau alur dokumen kantor Anda

Pantau waktu penyelesaian lewat Laporan, unduh banyak dokumen sekaligus sebagai ZIP, ekspor CSV, dan hubungkan ttdHUB ke sistem HR atau ERP dengan API key dan webhook.

  • Diterbitkan
  • Diperbarui
  • 3 menit baca
  • Tim ttdHUB
Grafik analitik kinerja di layar laptop

Foto oleh Luke Chesser (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)

Setelah dokumen mulai mengalir lewat ttdHUB, pertanyaan berikutnya berubah: seberapa cepat dokumen selesai, siapa yang sering menunda, dan bagaimana datanya masuk ke sistem HR atau ERP kantor? Tiga fitur berikut menjawabnya.

1. Memantau lewat menu Laporan

Menu Laporan menampilkan ringkasan untuk periode yang Anda pilih: jumlah dokumen terkirim dibandingkan selesai per bulan, tingkat hasil, pengirim teratas, dan rata-rata waktu penyelesaian. Laporan hanya dapat diakses oleh Pemilik dan Admin.

Langkah memakainya:

  1. Buka Laporan dan atur Periode.
  2. Lihat grafik dokumen per bulan untuk memahami tren.
  3. Periksa waktu rata-rata selesai. Bila terlalu lama, tinjau tahap yang paling sering tertunda.
  4. Bandingkan pengirim teratas untuk melihat pembagian beban kerja.

2. Aksi massal dan ekspor

Dari daftar dokumen, Anda dapat memilih beberapa dokumen sekaligus untuk aksi massal, termasuk mengunduh dokumen terpilih dalam satu ZIP. Ini berguna saat menyiapkan arsip audit atau menyerahkan berkas ke bagian lain.

Untuk analisis di spreadsheet, bagian Ekspor pada Laporan menyediakan:

  • Unduh dokumen (CSV): judul, status, folder, tanggal kirim dan selesai, serta durasi penyelesaian.
  • Unduh jejak audit (CSV): seluruh aktivitas dokumen pada periode, dibatasi 50.000 baris per ekspor.

File CSV dapat dibuka di Excel. Untuk data yang besar, persempit periode agar tidak terpotong batas baris.

3. Menghubungkan ke sistem HR atau ERP

Di menu Integrasi tersedia API key dan webhook:

  1. Buat API key untuk sistem Anda, lalu simpan di pengelola rahasia, bukan di dalam kode sumber. Peran Peninjau hanya dapat melihat, sehingga tidak dapat membuat API key.
  2. Gunakan API key untuk mengunggah dokumen dan mengirimnya dari aplikasi Anda. Contoh permintaan tersedia di halaman Integrasi.
  3. Tambahkan webhook dengan alamat https milik sistem Anda agar menerima pembaruan status dokumen.
  4. Verifikasi tanda tangan webhook pada header X-ttdHUB-Signature (HMAC-SHA256 dengan secret webhook) sebelum memproses isi permintaan.

Ini adalah integrasi lewat API, bukan konektor siap pakai. Tim teknis Anda perlu menyiapkan sisi penerima.

Tips praktik terbaik

  • Tinjau Laporan secara rutin, misalnya bulanan, bersama manajer HR dan keuangan.
  • Gunakan satu API key per sistem agar mudah dicabut bila bocor.
  • Uji webhook dengan dokumen percobaan sebelum dipakai untuk alur nyata.
  • Perlakukan file ZIP dan CSV sebagai data sensitif karena memuat informasi karyawan.

Contoh alur kerja

Bagian HR mengirim surat kontrak ke banyak karyawan, memantau di Laporan berapa persen yang sudah selesai, lalu mengunduh dokumen yang telah rampung sebagai ZIP untuk diarsipkan. Sistem HR menerima webhook setiap kali status berubah, sehingga data kepegawaian ikut diperbarui tanpa input ulang manual.

Jadikan langkah ini kebiasaan tim, bukan upaya sesekali: tuliskan prosedur singkat di panduan internal, tunjuk penanggung jawab yang jelas, dan tinjau hasilnya bersama setiap kuartal agar perbaikan berkelanjutan dan mudah dipertanggungjawabkan kepada manajemen maupun auditor.

Penutup

Dengan pemantauan, ekspor, dan integrasi, dokumen digital menjadi bagian dari alur kerja yang terukur. Jika Anda ingin mencoba, buat akun ttdHUB lalu buka menu Laporan dan Integrasi.

Semua berita