Formulir reimburse dengan total otomatis: pakai field Angka dan Rumus

Formulir reimburse hampir selalu bermasalah di hal yang sama: salah menjumlah. Pengaju mengisi tiga biaya, menulis total yang meleset, lalu keuangan harus mengembalikan formulir. ttdHUB punya field Angka dan Rumus untuk menutup celah ini.

Cara kerjanya

• Angka: penerima mengisi sebuah bilangan, misalnya biaya transportasi.
• Rumus: nilainya dihitung otomatis dari field Angka, sehingga penerima tidak bisa mengetik total sembarangan.

Setiap field Angka dan Rumus punya Nama field (untuk dipakai di rumus): huruf kecil, angka, dan garis bawah, maksimal 32 karakter. Di rumus, nama ditulis dalam kurung kurawal, misalnya {transport}.

Langkah membuat formulir reimburse

1. Siapkan PDF formulir reimburse, lalu Unggah dokumen.
2. Di editor, tambahkan field Angka untuk tiap komponen biaya dan beri nama: transport, makan, akomodasi.
3. Tambahkan satu field Rumus untuk total. Pada kolom Rumus, tulis: SUM({transport},{makan},{akomodasi})
4. Panel di bawah kolom rumus memberi tahu apakah rumus sudah valid. Anda juga bisa menyisipkan nama field dengan tombol yang tersedia.
5. Tandai field Angka sebagai Wajib diisi, dan isi Minimum atau Maksimum (opsional) bila ada batas wajar, misalnya tidak boleh negatif.
6. Atur penerima: pengaju sebagai Penanda tangan di Tahap 1, atasan sebagai Penyetuju di Tahap 2, keuangan di Tahap 3.
7. Klik Kirim untuk tanda tangan.

Fungsi yang tersedia

Rumus mendukung operator + - * / dan tanda kurung, serta fungsi SUM, MIN, MAX, dan ROUND. Contohnya ROUND({harga} * {jumlah}, 0) untuk membulatkan hasil perkalian. Rumus tidak menjalankan kode apa pun di luar perhitungan ini.

Server juga memeriksa field yang wajib diisi, jadi aturan tidak hanya berlaku di tampilan pengisian.

Aturan tampil untuk kasus tertentu

Dengan Aturan tampil ("Tampilkan hanya jika..."), field tertentu muncul hanya bila syarat terpenuhi. Misalnya, field Nomor tiket hanya tampil jika pengaju mencentang Perjalanan dinas. Formulir jadi pendek untuk kasus sederhana.

Praktik terbaik

• Beri nama field yang mudah dibaca agar rumus gampang diperiksa.
• Uji dulu dengan angka contoh sebelum dikirim ke seluruh tim.
• Hindari rumus berantai yang rumit. Satu total akhir biasanya cukup.
• Simpan sebagai templat untuk dipakai tiap bulan. Untuk banyak pengaju sekaligus, pertimbangkan Kirim massal.
• Lampirkan bukti. Field Lampiran dapat dipakai agar pengaju mengunggah struk.

Contoh skenario lengkap

Bayangkan staf bernama Rina menagih biaya perjalanan dinas. Ia mengisi transport 450000, makan 200000, dan akomodasi 800000. Field total langsung menampilkan 1450000 tanpa ia mengetik apa pun. Atasan melihat angka yang sama, begitu pula keuangan. Tidak ada lagi perdebatan soal selisih, dan formulir tidak perlu dikembalikan hanya karena salah jumlah.

Pola yang sama berlaku untuk lembar lembur, pengajuan uang muka, atau rincian anggaran kegiatan: cukup tentukan field Angka, lalu satu field Rumus untuk hasil akhirnya.

Penutup

Dengan total otomatis, keuangan menerima formulir yang angkanya konsisten, dan pengaju tidak perlu menghitung ulang. Jika Anda ingin mencobanya, daftar akun ttdHUB dan buat satu formulir reimburse sebagai percobaan.