Formulir cuti digital dengan field kondisional dan field wajib
Buat formulir cuti yang hanya menampilkan isian sesuai jenis cuti yang dipilih, dengan data wajib yang tidak bisa terlewat, memakai Aturan tampil di ttdHUB.
Foto oleh Andrea Stuart (membuka tab baru) di Unsplash (membuka tab baru)
Formulir cuti kertas atau PDF statis sering bermasalah: karyawan melewatkan kolom, atasan tidak tahu alasan cuti, dan HR harus mengejar data yang kurang. Di ttdHUB Anda bisa membuat formulir cuti digital yang cerdas: kolom tertentu baru muncul bila relevan, dan kolom penting wajib diisi sebelum dokumen dapat diselesaikan.
Contoh kasus
Formulir cuti berisi jenis cuti (Tahunan, Sakit, Melahirkan, Lainnya), tanggal, dan keterangan. Kolom "Sebutkan alasan lainnya" hanya perlu muncul bila karyawan memilih Lainnya, dan kolom lampiran surat dokter hanya untuk cuti sakit.
Langkah membuat formulir
- Klik Unggah dokumen dan pilih PDF formulir cuti Anda.
- Tambahkan penerima: karyawan sebagai Penanda tangan, atasan langsung sebagai Penyetuju, dan HR sebagai Peninjau (tembusan). Atur urutannya lewat kolom Tahap, misalnya karyawan di Tahap 1 dan atasan di Tahap 2.
- Tempatkan field Daftar pilihan untuk jenis cuti, lalu isi opsinya. Beri nama field (huruf kecil, angka, garis bawah) agar mudah dikenali, misalnya
jenis_cuti. - Tambahkan field Teks untuk alasan lainnya. Pada panel properti, buka bagian Aturan tampil, centang Tampilkan hanya jika…, pilih Field pengendali (jenis cuti), kondisi sama dengan, lalu isi nilai Lainnya.
- Lakukan hal serupa untuk field Lampiran surat dokter, dengan nilai Sakit.
- Centang Wajib diisi pada field yang tidak boleh kosong, seperti jenis cuti dan tanda tangan.
- Simpan sebagai template agar bisa dipakai setiap kali ada pengajuan.
Kondisi yang tersedia: dicentang, tidak dicentang, sama dengan, tidak sama dengan, dan terisi. Dengan kombinasi itu, logika yang Anda butuhkan hampir selalu bisa dibuat.
Tip: buat satu pertanyaan pengendali per kelompok field. Bila aturan bercabang terlalu banyak, pecah menjadi dua template.
Cara kerjanya bagi karyawan
Karyawan membuka tautan dari email, memilih jenis cuti, dan hanya melihat kolom yang sesuai. Field wajib yang tampil dan belum diisi menghalangi penyelesaian. Server ttdHUB juga memeriksa ulang setiap field wajib yang terlihat, jadi aturan tidak bisa dilewati hanya dengan mengubah tampilan di browser.
Praktik terbaik
- Wajibkan seperlunya. Terlalu banyak field wajib membuat karyawan frustrasi; pilih data yang benar-benar dipakai HR.
- Uji semua cabang. Coba pengajuan untuk tiap jenis cuti sebelum dibagikan.
- Gunakan Daftar pilihan, bukan teks bebas, agar rekap cuti lebih rapi.
- Beri nama field yang jelas supaya aturan tampil mudah ditinjau ulang oleh rekan HR lain.
- Batasi akses data. Formulir cuti memuat data pribadi; atur peran tim dengan bijak sesuai prinsip UU PDP.
Setelah formulir disetujui
Setelah atasan menyetujui, dokumen berstatus selesai dan salinannya dapat diunduh. HR dapat melihat siapa menyetujui, kapan, dan dari mana lewat halaman audit. Riwayat ini membantu bila kelak ada selisih saldo cuti atau pertanyaan dari karyawan, karena semuanya terdokumentasi tanpa perlu mencari di tumpukan email.
Hasilnya adalah proses cuti yang lebih singkat, data yang lengkap sejak awal, dan arsip yang terdokumentasi dengan jejak audit. Coba ttdHUB untuk membuat formulir cuti pertama Anda.
