Atasan cuti atau dinas? Atur delegasi agar dokumen tetap jalan

Atasan sedang cuti atau dinas luar kota, sementara kontrak dan persetujuan menunggu. Akibatnya, dokumen mengendap atau, lebih buruk, akun dan tautan dipinjamkan ke orang lain. ttdHUB menyediakan delegasi yang resmi dan tercatat.

Cara kerja delegasi

Penerima dokumen dapat meneruskan tugasnya ke orang lain bila pengirim mengizinkan. Penerima baru mendapat tautan sendiri, dan penerima awal berstatus Didelegasikan. Penerima wajib mengisi nama, email, dan Alasan delegasi, sehingga jelas mengapa tugas berpindah.

Langkah untuk pengirim

1. Unggah dokumen dan siapkan penerima di editor.
2. Klik Kirim untuk tanda tangan.
3. Pada bagian pengaturan, centang Izinkan penerima mendelegasikan.
4. Tentukan Kedaluwarsa dan Pengingat bila perlu, lalu klik Kirim.

Tidak semua dokumen cocok untuk delegasi. Untuk dokumen yang harus ditandatangani pejabat tertentu, biarkan pengaturan ini tidak dicentang.

Langkah untuk penerima

1. Buka tautan dari email undangan.
2. Pada layar persetujuan awal, pilih Delegasikan.
3. Isi Nama penerima delegasi, Email penerima delegasi, dan Alasan delegasi, misalnya "Sedang dinas luar kota sampai tanggal 20".
4. Klik Delegasikan. Undangan dikirim ke penerima baru, yang kemudian melanjutkan proses.

Jejak audit

Delegasi tidak hilang begitu saja. Di halaman audit dokumen, penerima awal tampil dengan status Didelegasikan beserta alasannya, dan penerima baru diberi label Delegasi. Aktivitas tercatat di riwayat dokumen sehingga auditor dapat menelusuri siapa mendelegasikan kepada siapa dan kapan.

Sebagai pengirim, Anda juga dapat mengalihkan penerima yang belum selesai lewat tombol alih tugas di tabel penanda tangan pada halaman audit, misalnya bila email penerima salah atau orangnya sudah pindah.

Praktik terbaik

• Tetapkan kebijakan internal. Tentukan jenis dokumen yang boleh didelegasikan dan oleh siapa.
• Wajibkan alasan yang jelas. "Cuti" kurang informatif dibanding "Cuti 10 sampai 17 Oktober".
• Gunakan verifikasi OTP email untuk dokumen sensitif agar penerima baru terverifikasi.
• Jangan berbagi akun atau tautan. Delegasi resmi lebih aman dan lebih mudah dipertanggungjawabkan.
• Periksa Tahap. Penerima baru mengikuti posisi tahap penerima awal.

Contoh situasi

Seorang manajer HR dijadwalkan cuti selama seminggu, padahal ada tiga surat pengangkatan yang menunggu persetujuannya. Karena pengirim sudah mencentang opsi delegasi, sang manajer cukup membuka tautan, memilih Delegasikan, dan menunjuk wakilnya beserta alasan cuti. Wakil menerima undangan baru dan menyelesaikannya hari itu juga. Saat audit, semua langkah terbaca jelas di riwayat dokumen.

Hal yang perlu disepakati di awal

Sebelum fitur ini dipakai luas, sepakati di tim siapa saja yang boleh menjadi pengganti, berapa lama masa delegasi berlaku, dan dokumen apa yang dikecualikan. Dokumentasikan kebijakan itu dalam panduan internal, lalu bagikan ke seluruh manajer. Dengan begitu, delegasi menjadi alat kerja yang disiplin dan bukan celah yang menimbulkan keraguan saat audit.

Penutup

Delegasi yang tercatat menjaga alur kerja tetap berjalan tanpa mengorbankan akuntabilitas. Ingin mencobanya pada alur persetujuan internal Anda? Buat akun ttdHUB dan kirim satu dokumen uji dengan opsi delegasi aktif. Kebijakan siapa yang berwenang menandatangani tetap menjadi keputusan internal perusahaan.