Alur persetujuan bertahap untuk pengajuan pembelian, tanpa kejar-kejaran

Pengajuan pembelian sering tersangkut di meja yang sama: formulir dicetak, ditandatangani pemohon, diantar ke atasan, lalu ke keuangan. Tidak ada yang tahu persis sedang berada di tahap mana. Dengan fitur Tahap di ttdHUB, urutan itu bisa diatur sekali dan dijalankan otomatis.

Memahami konsep Tahap

Setiap penerima punya nomor Tahap (1 sampai 50). Tahap 1 dikirim lebih dulu. Penerima di tahap berikutnya baru menerima undangan setelah semua penerima di tahap sebelumnya selesai. Penerima yang berada di tahap yang sama menerima undangan bersamaan, jadi bekerja secara paralel.

Contoh alur untuk pengajuan pembelian:

• Tahap 1: pemohon menandatangani pengajuan.
• Tahap 2: dua atasan, misalnya manajer divisi dan manajer operasional, menyetujui secara paralel.
• Tahap 3: staf keuangan menandatangani sebagai pemeriksa anggaran.

Langkah menyiapkan alur

1. Buka Unggah dokumen dan unggah formulir pengajuan dalam format PDF.
2. Di editor, tambahkan penerima satu per satu: isi nama, email, jenis penerima, dan nomor Tahap.
3. Pilih jenis Penanda tangan untuk pihak yang perlu membubuhkan tanda tangan, atau Penyetuju jika cukup menyetujui (lihat panduan perannya di artikel terpisah).
4. Letakkan field tanda tangan dan field lain untuk tiap penerima di halaman dokumen.
5. Bila ingin urutan sederhana satu per satu, centang Tanda tangan berurutan (atur Tahap 1..n sesuai urutan). ttdHUB akan mengisi Tahap 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai urutan penerima. Setelah itu Anda masih bisa mengubah nomor Tahap secara manual, misalnya membuat dua atasan sama-sama di Tahap 2.
6. Klik Kirim untuk tanda tangan. Ringkasan di jendela kirim menampilkan siapa berada di tahap mana, jadi Anda bisa memeriksa sebelum mengirim.

Tambahkan Peninjau (tembusan) untuk pihak yang hanya perlu menerima salinan, misalnya bagian pengadaan. Peninjau tidak ikut dalam urutan tahap.

Memantau jalannya persetujuan

Halaman Audit dokumen menampilkan daftar penerima lengkap dengan kolom Tahap dan Status. Saat satu tahap rampung dan tahap berikutnya dimulai, kejadian Tahap berikutnya dimulai tercatat di aktivitas dokumen. Anda tidak perlu menanyakan ke tiap orang, cukup lihat posisi dokumen.

Praktik terbaik

• Satu tahap, satu tujuan. Jangan menaruh pemeriksa dan pemberi keputusan di tahap yang sama jika keputusan bergantung pada hasil pemeriksaan.
• Paralelkan yang tidak saling bergantung. Dua atasan yang menilai hal berbeda tidak perlu antre.
• Gunakan field Angka dan Rumus untuk total biaya agar penyetuju melihat angka yang konsisten.
• Aktifkan pengingat dan masa berlaku supaya pengajuan tidak menggantung berminggu-minggu.
• Simpan sebagai templat bila alurnya berulang, sehingga tim tidak menyusun ulang tiap pengajuan.

Contoh waktu yang dihemat

Bayangkan pengajuan laptop baru untuk staf. Tanpa alur, formulir cetak berpindah dari meja ke meja dan sulit dilacak. Dengan Tahap, pemohon menandatangani di Tahap 1, kedua atasan menyetujui bersamaan di Tahap 2, dan keuangan menutup di Tahap 3. Setiap langkah punya penanggung jawab, status, dan waktu selesai, sehingga pertanyaan "sudah sampai mana?" bisa dijawab dalam sekali lihat. Anda tidak perlu mengatur ulang pengiriman, karena sistem yang meneruskan ke tahap berikutnya.

Penutup

Alur bertahap membuat pengajuan pembelian punya jalur yang jelas dan jejak yang bisa diperiksa. Anda bisa mencobanya dengan satu pengajuan sederhana terlebih dulu. Jika belum punya akun, daftar gratis di sini. Catatan: ttdHUB bukan penyelenggara sertifikasi elektronik, jadi pastikan kebijakan internal perusahaan Anda sesuai dengan kebutuhan dokumen ini.